Pokud jsme se již rozhodli, že začneme firmu připravovat na digitální transformaci a jako základní stavební kámen použijeme platformu SAP, pak stojíme před dalším důležitým rozhodnutím.
Je pro naši firmu výhodné postavit nové, moderní systémy zcela nezávislé na těch, které používáme nyní? Nebo bude lepší vydat se cestou úpravy stávajících systémů tak, aby se daly používat i nadále? První varianta vypadá na první pohled jednoduší a levnější. Má však několik úskalí, kvůli kterým může být naopak dražší a zdlouhavější. Je to především komplexita procesů ve stávajících systémech, nebo jejich zastaralost.
Otázky, které je třeba si zodpovědět, než začnete s tvorbou strategie:
1.Jak nám digitální transformace pomůže směrem k zákazníkům?
2.Využíváme vůbec ty správné aplikace?
3.Jak známe vlastní řešení?
Odpovědi na tyto otázky vám pomohou lépe vydefinovat svoje očekávání od nového systému. Představte si, co by vaše firma měla dělat za deset let – jak bude vypadat komunikace se zákazníky, jak výroba? Doba se zrychluje, zákazníci jsou zvyklí na řešení šitá na míru, vyžadují okamžité reakce, je potřeba zefektivňovat tok dat ve firmě. Potřebujete modernizovat logistiku nebo výrobu? Moderní SAP vám umožní mít dokonalý přehled o všech vašich zakázkách. Zkuste zjistit, jaké neduhy současného systému trápí vaše zaměstnance nejvíce. U jakých činností ztrácí nejvíce času? Mohla by úprava systémů pomoci zaměstnancům v lepší orientaci v nich a tedy také ve snazší zastupitelnosti? Nové uživatelsky přívětivé rozhraní jim může pomoci zvýšit výkon, motivaci a uvolní jim ruce, aby se mohli více věnovat práci s přidanou hodnotou.
Integrátor vám pomůže definovat parametry, které by váš nový systém měl mít, aby vám vyhovoval a podpořil rozvoj vaší firmy. Následná analýza ukáže, zda jsou vaše stávající systémy vhodné k migraci, nebo zda se vám vyplatí raději postavit vše nové, na zelené louce.
Greenfield: Chybí dokumentace, chybí strategie, chybí koncepce
Možná to znáte i vy. Firemní systémy jsou tak navrstvené a neintuitivní, že každý zaměstnanec, který jim rozumí je v podstatě nenahraditelný. Zná totiž postup, jak zadat nějakou konkrétní informaci, nebo ji naopak vyexportovat. Nikdo jiný netuší, jak to dělá. Když se naposledy nově příchozí manažer snažil zavést změny, rovnováha systému se rozhodila a několik dní nic nefungovalo. Od té doby se raději snažíte nic neměnit, na nic nesahat a doufat, že systém se nesesype.
Na ERP systém se postupem času nabalila nepřehledná změť aplikací třetích stran. Jednotlivá oddělení si vždy nechala ušít potřebný modul na míru svým potřebám. Každou z těchto aplikací přitom vysoutěžil jiný dodavatel a nemají tedy mnoho společného. Bohužel, nikoho nenapadlo nechat k bobtnajícímu systému dokumentaci. Podpora je časově náročná a drahá.
Takový nepřehledný systém velice těžkopádně přijímá další změny. Jednak je náročné vůbec navrhnout nové nástroje, a také je složité jejich nasazení otestovat. Pokud vaše firemní systémy vypadají nějak takto, pak je pro vás ideálním řešením celý systém zbourat. A nechat si navrhnout nový na zelené louce.
„Greenfield implementace je vhodná pro firmy, které mají mnoho vývojů a snažily by se tak migrovat stav, který je často chaotický. Pak je lepší začít na čisto a pořádně," doporučuje Milo Georgievski, manažer divize SAP služeb pro Českou republiku ze společnosti Atos, která celosvětově zajišťuje migraci na nový SAP pro přední světové společnosti.
Výhodou greenfield přístupu je také snazší a bezproblémové spuštění nového systému, který může z počátku běžet paralelně se stávajícím systémem.
Brownfield: Systémy jsou plně funkční, stačí je sjednotit, pročistit a nasadit na novou platformu
Se systémy jste v zásadě spokojeni. Rádi byste drželi krok s dobou a chcete digitalizovat výrobu nebo přejít na moderní řešení, začít používat cloudové řešení nebo podstatně zrychlit přístup k datům. Teprve, když začnete sepisovat zadání pro výběrové řízení, vám dojde, že by nebylo špatné všechny používané aplikace integrovat a zharmonizovat. V takové situaci se nachází mnoho českých firem. Ale vyplatí se jim zachovávat starší systémy v chodu?
Migrace stávajících systémů je příležitostí k revizi používaných aplikací. Nemá smysl snažit se migrovat chaos, kvalita dat v systému je zásadní. Proto je potřeba nastavit efektivní proces čištění dat. Druhým nezbytným krokem je provedení co možná nejvyšší harmonizace všech používaných aplikací. Ty by měly být schopné plynule spolu komunikovat, sdílet a propojovat data a vykazovat podobnou strukturu. „Migrace dat stávajících systémů je mnohem náročnější na testování než při použití strategie greenfield," upozorňuje Georgievski.
Proces harmonizace, integrace i čištění dat může být složitější předem správně časově odhadnout. „Proto doporučujeme konzultovat s externím partnerem již ve fázi budování strategie. Pomůže vám objektivně zmapovat systémový landscape vaší společnosti a na základě analýzy vám doporučí nejvhodnější postup a pomůže s designem (staro)nového systému," dodává Georgievski.
ČLÁNKY DO MAILU