Díky pokročilým technologiím však přicházejí nové možnosti, jak tyto procesy postupně automatizovat. Společnost Eviden nabízí řešení v podobě SAP Build Process Automation, které se dokáže postarat o zpracování faktur či objednávek. Eviden nyní pracuje na integraci umělé inteligence, aby automatizace byla ještě efektivnější a chytřejší.
Na začátku každé firemní transformace by měla být revize procesů a analýza toho, co by se dalo zrychlit, zlepšit či zjednodušit. Automatizaci lze v dnešní době poměrně jednoduše zavést u všech rutinních a pravidelných úloh. Typickým příkladem je automatické zpracování přijatých faktur, které Eviden nabízí pomocí „robota“ založeného na technologii SAP Build Process Automation. U velkých firem z odvětví farmacie nebo automotive se společnosti podařilo převést již zhruba 80 % faktur do strojového zpracování.
Materiály ke zpracování umí nástroj sbírat z různých úložišť. Může zpracovávat faktury, objednávky nebo dodací listy vložené do předem určených složek na úložišti, případně i procházet příchozí emaily ze sdílené schránky a nahrávat z nich faktury do účetních systémů.
Ještě rychleji a přesněji
„Dalším levelem je zapojení umělé inteligence, která dnes přináší obrovské možnosti. Nasazení umělé inteligence pomůže chytře informace vyhodnotit, a případně je doplnit o další údaje z jiných zdrojů. Jinými slovy, chceme robota udělat ještě chytřejším. Zapojit umělou inteligenci je samozřejmě náročné, nyní experimentujeme a provádíme testy, abychom zajistili, že vše bude bezpečné,“ popisuje Zdeněk Havran, vedoucí oddělení SAP delivery ve společnosti Eviden.
Kromě ušetřeného času firma ocení také neunavitelnost nástroje, který může pracovat 24 hodin denně 7 dní v týdnu při plném vědomí a nepotřebuje dovolenou. Při správném nastavení, které zajistí implementační partner, je jeho chybovost minimální a u již realizovaných projektů aktuálně zaznamenává 99,5% úspěšnost.
Využijte čas a práci zaměstnanců smysluplně
Právě příprava a zpracování faktur je typickou rutinní činností, kterou lidé tráví zbytečně moc času. „Není cílem, aby lidé přišli o práci, ale aby dělali takovou práci, která je baví a dává jim smysl. Stereotypní činnost mohou dělat roboti,“ dodává Zdeněk Havran ze společnosti Eviden.
Ani software samozřejmě nefunguje zcela bez pomoci a je potřeba vždy zkontrolovat, zda vše proběhlo v pořádku. To ale trvá výrazně méně času. Systém může určenému zaměstnanci podávat pravidelné reporty a exportovat potřebná data nebo vytvářet tabulky a prezentace. Zároveň posílá zákazníkům nebo dodavatelům potvrzení o zpracování.
Tři tipy odborníků z Evidenu:
1. Myslete „Out-of-the-box“
Pokud nějaký proces funguje 20 let, je to chvályhodné, ale neznamená to, že by se s pomocí moderních nástrojů nedal vylepšit. Přemýšlejte nad chodem ve firmě kreativně a nebojte se uvažovat nad procesy jinak, než jste zvyklí, protože takto většinou vznikají ty přelomové inovace.
2. Automatizujte, co lze automatizovat
Některé procesy lze klasifikovat jako rutinní, aniž byste si to uvědomili. Pokud někde objevíte pravidelnost, pravděpodobně bude možné naprogramovat software, který tento proces zvládne.
3. I malá automatizace je automatizace
Nemusíte své procesy radikálně měnit hned. Jděte uváženě, krok po kroku a vyhněte se příliš komplikovaným řešením. Čím jednodušší to bude, tím větší je šance, že to bude fungovat bez potíží.
ČLÁNKY DO MAILU