Návrh nového zákona o občanských průkazech je ve dvou bodech ukázkou, jak ministerstvo vnitra, jako garant eGovernmentu v ČR, nechce koncepčně řešit některé oblasti a zároveň si ve svých zákonech samo ulevuje tam, kde koncepční řešení chybí.
Absence postupu pro prezenční elektronické podání
V rámci svých pracovních aktivit jsem řešil v jedné ze státních institucí problematiku digitalizace prezenčního podání. Jedná se o instituci, kde je velký počet takových podání a z povahy věci není v krátkodobém horizontu možné tuto situaci změnit.
Krátké vysvětlení, co rozumím pod pojmem „prezenční elektronické podání“. Někdy není možné se vyhnout situaci, kdy jdete na úřad a tam jednáte a přímo na místě ve spolupráci s úředníkem vytvoříte podání. Ještě dlouho takové případy budou nastávat. V některých agendách je tento postup většinový.
V některých institucích tento způsob podání převažuje a odehrává se ve velkých objemech (stovky tisíc takových podání měsíčně). Jak to dnes typicky vypadá?
Úředník vytvoří podání na počítači, vytiskne ho a vy ho podepíšete. Úředník si ho založí do papírového spisu. Pokud pak chce s dokumentem nakládat elektronicky, má možnost provést tzv. autorizovanou konverzi z moci úřední. V podstatě jde o naskenování, elektronické podepsání dokumentu a jeho zaevidování v centrální evidenci konverzí. Pořád ale zůstává papírový dokument, který se musí evidovat ve spisové službě buď po celou dobu až do skartace, nebo, v případě použití autorizované konverze, po dobu 3 let.
Zákony (zejména ten o spisové službě a archivnictví) jinou validní cestu neumožňují.
Přitom v oblasti soukromoprávní si již i v rámci současné legislativy firmy našly způsob, jak pro svou potřebu takové „prezenční podání“ řešit. Tím způsobem je tzv. dynamický biometrický podpis – tedy podpis speciálním perem na snímací destičku nebo tablet. Není to způsob dokonalý, ale při správném provedení je funkční a dostatečně důvěryhodný.
Na několika konferencích se zástupci ministerstva vnitra jsem se cíleně ptal na to, zda vnitro plánuje nějak koncepčně řešit problematiku prezenčního elektronického podání. Odpověď jsem nikdy nedostal. Většinou se mi zdálo, že zástupci vnitra nepochopili, v čem vidím problém. Asi jsem se špatně ptal.
Nyní je tu návrh nového zákona o občanských průkazech právě z pera ministerstva vnitra. Vnitro se snaží elektronizovat celý proces vydání občanky a zbavit se všech papírů. To je jistě chvályhodné. Proto se poučilo u soukromých subjektů a všechny podpisy, které žadatel v rámci procesu podání žádosti a převzetí průkazu provádí, navrhuje provádět pomocí tzv. digitálního podpisu.
Digitální podpis si pro potřeby tohoto jednoho zákona vnitro definovalo takto:
§ 19 – Žadatel o vydání občanského průkazu je povinen osobně se podepsat na žádost o vydání občanského průkazu před úřední osobou podacího místa digitálním podpisem pro účely uvedení jeho podpisu v občanském průkazu. Digitálním podpisem se rozumí vlastní rukou latinským písmem provedené vyjádření vlastního jména, popřípadě jmen, a příjmení, popřípadě pouze příjmení, na podpisový tablet. Digitální podpis žadatele o vydání občanského průkazu se nevyžaduje, pokud mu v jeho provedení brání těžko překonatelná překážka; podací místo uvede tuto skutečnost v žádosti o vydání občanského průkazu.
Takto definovaný digitální podpis je pak v procesech vydávání občanky využit ještě při stvrzování správnosti žádosti a při převzetí občanky.
Proč to jde u procesu vydání občanky a proč stejnou možnost nedá vnitro koncepčně a systematicky i ostatním úřadům?
Částečné řešení prezenčního elektronického podání je možné najít v zákoně o právu na digitální služby, který definuje „digitální úkon“ a umožňuje ho provést na „kontaktním místě státní správy“, což je CzechPoint, kdy občan obdrží potvrzení o digitálním úkonu. Na ostatních úřadech krom CzechPointu tento způsob nelze použít, nebo by takové užití musel pokrývat nějaký zákon.
Bez jednotného centrálního nástroje pro řešení prezenčního elektronického podání budou buď vznikat papíry a bude se skenovat, nebo si každé ministerstvo bude popisovat vlastní speciální nástroj do svých zákonů.
Obcházení spisové služby
Na poslední konferenci sdružení „Co po nás zbude“, které se zabývá spisovými službami a archivací, proběhla intenzivní diskuse se zástupci státního archivu a zástupci vnitra na téma elektronických spisových služeb.
Byly diskutovány výsledky průzkumu o stavu implementace spisových služeb mezi původci. Tento stav byl označen za výrazně neuspokojivý. Úřady (což je většina původců) mají problémy s implementací spisové služby. Je to jejich základní nástroj, a přesto se nedaří ho implementovat tak, aby byl garant (vnitro) spokojen.
Když velké množství institucí u své základní činnosti (úřadování) není schopno implementovat správně požadavky (zákon, vyhlášky o archivnictví a spisové službě a Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, dále jen NSESSS), je nasnadě otázka, jestli není chyba spíše v oněch požadavcích než v původcích.
Jsou kromě vnitra všude nešikové, kteří se neumí s požadavky na spisovku vyrovnat? Mohli jsme si to myslet až do chvíle, kdy byl zveřejněn návrh zákona o občanských průkazech, zahrnující elektronizaci a kompletní eliminaci papíru z procesu vydávání občanky. S tím souvisí jednoznačně požadavek na propojení procesů vydávání občanky se spisovou službou, kde se budou schraňovat záznamy o žádostech a o předání občanek tak, jak je při úřadování obvyklé.
Předpisy pro spisovou službu i technický standard NSESSS má pro tyto oblasti nástroje a každý systém by měl integrovat na elektronickou spisovou službu, která vše zajistí podle požadavků zákona. Případně může systém vystupovat v roli tzv. evidence dokumentů, na kterou jsou také v legislativě zejména skrze NSESSS kladeny nezanedbatelné nároky.
Pojďme se tedy podívat, jak se s těmito požadavky vyrovnalo Vnitro v návrhu zákona:
§ 59
(1) Evidence občanských průkazů plní ve vztahu k dokumentům v ní vedeným úlohu elektronického systému spisové služby podle zákona upravujícího archivnictví a spisovou službu. (2) Národní standard pro elektronické systémy spisové služby se na evidenci občanských průkazů nepoužije; to neplatí v případě transakčního protokolu. (3) Správce evidence občanských průkazů zajistí, aby evidence občanských průkazů umožnila a) export dat ve výstupním datovém formátu podle zákona upravujícího archivnictví a spisovou službu, b) označení dokumentu v ní vedeném spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou podle spisového a skartačního plánu. (4) Číslo žádosti o vydání občanského průkazu se považuje za spisovou značku.
Vnitro prostě a jednoduše jedním odstavcem vyjmulo část svých aktivit z působnosti standardu NSESSS, který jinak intenzivně a důrazně vymáhá u všech původců.
Proč by se měli úředníci ministerstva zaobírat něčím, co chtějí po ostatních, že? Sami pro sebe si mohou vytvořit výjimku.
Závěrem jen povzdechnutí. Milé vnitro, jsi ze zákona nositelem pokroku v českém eGovernmentu. Když už narazíš ve své vlastní agendě na „problém“, zkus se zamyslet, jestli ho nemají i jiní. Zameť si před vlastním prahem a nekličkuj. Hledej koncepční řešení pro všechny úřady.
P.S.: A neodpustím si ukázat vám ještě jednu perličku z návrhu: §32 odst. 2) … Žadatel o vydání občanského průkazu mladší 10 let je povinen seznámit se s výsledkem ověření funkčnosti nosiče dat, v němž jsou uvedeny biometrické údaje. Asi se budu chodit dívat na úřad, jak to úředníci s malými dětmi budou zvládat.
ČLÁNKY DO MAILU