Dlouho slibované se stalo skutečností a desítkám tisíc lidí v těchto týdnech začínají chodit přístupové údaje k novým, ze zákona zřizovaným datovým schránkám. Ministerstvo vnitra na to má dohromady tři měsíce, ale nezahálí. Jako první na řadu přišly nepodnikající právnické osoby, konkrétně společenství vlastníků jednotek (SVJ), spolky a nadace.
Opravte mě, pokud se mýlím, třeba v komentářích pod článkem, ale v tuto chvíli by už měly mít všechny právnické osoby z těchto dvou kategorií datovku zřízenu. To pochopitelně neznamená, že do ní lze i doručovat. Rozdíl si ukážeme záhy.
Jak zjistíte, že už datovku zřízenu máte a jaký identifikátor dostala? Celkem snadno přes webové rozhraní Seznam držitelů datových schránek. Schválně si tam zkuste zadat IČ společenství vlastníků domu, ve kterém bydlíte, nebo nadace, kam třeba směřovala vaše dobročinnost.
Ihned uvidíte, jak jste na tom a jestli v příštích dnech očekávat obálku se žlutým pruhem. Pokud v titulku naleznete vedle jména právnické osoby za pomlčkou poznámku „neaktivní datová schránka“, znamená to, že na jejím zaktivnění se už pracuje. Očekávejte, že všem, kteří jsou u právnické osoby zapsáni v kategorii statutární orgán, přijdou do vlastních rukou přihlašovací údaje. Těm, kteří mají z dřívějška dobrovolně zřízenou datovku nepodnikající fyzické osoby, tyto údaje přijdou do datovky. Ostatním poštou.
Pozor, ačkoliv se v připojeném poučení k zásilce dočtete, že jde o písemnost doručovanou podle správního řádu, po uplynutí desetidenní úložní doby se tato zásilka vrátí zpět odesílateli a nebude vhozena do schránky jako standardní úřední pošta. Ministerstvo vnitra jako správní orgán v daném případě možnost vhození do schránky podle § 23 odst. 4 správního řádu vyloučilo.
Připomeňme si lhůty, které se k aktivaci schránek vážou. Obálka se žlutým pruhem (případně datová zpráva s přihlašovacími údaji doručená do dobrovolně zřízené datovky fyzické osoby – nepodnikatele) na vás nebude čekat dlouho. Desátý den se považuje za doručenou, ať už si ji vyzvednete, nebo ne. U papírové podoby je to s nevýhodou, že ji pošta rovnou vrátí odesílateli, aniž se do ní podíváte. (O nové údaje pak můžete požádat kdykoliv například na CzechPOINTu. Přihlašovací údaje doručené do datovky si můžete přečíst i kdykoliv potom.)
Od chvíle, kdy si obálku se žlutým pruhem vyzvednete (anebo kdy jsou vám údaje doručeny fikcí), začíná běžet nová lhůta 15 dnů na zpřístupnění schránky. Jestliže se do datovky sami v tomto období přihlásíte, tím okamžikem se schránka stává aktivní a lze vám do ní doručovat. Pokud to z jakéhokoliv důvodu nestihnete, patnáctým dnem od doručení údajů se schránka aktivuje automaticky. Poznáte to na již zmíněném seznamu, kde zmizí úvodní text a zůstane jen tabulka s údaji o dané schránce. Při prvním přihlášení si nastavíte nové heslo.
Přístup mají i ti, kteří samostatně jednat nemohou
Pravidla tedy známe a teď se podívejme na záludnost, která je s tímto principem spojená a která se týká především SVJ a dalších právnických osob s kolektivním statutárním orgánem. V analogovém světě má SVJ jednu poštovní schránku a od ní má klíče pouze předseda, nebo někdo jiný, kdo ji pravidelně vybírá. Tím pádem nemusí zjišťovat, jestli dopis ze schránky náhodou nevybral někdo jiný.
Ve světě datových schránek je to jinak. Rovnocenný přístup do ní má každý člen statutárního orgánu. Pokud má SVJ ve svých stanovách zaveden pětičlenný výbor, každému členovi tohoto výboru přijdou unikátní přístupové údaje. A každý člen výboru může samostatně a bez vědomí ostatních prostřednictvím datovky vystupovat vůči veřejným orgánům, přestože z hlediska práva mu to stanovy SVJ mnohdy neumožňují. Tedy může aktivovat datovou schránku, může do ní nahlížet, a tím způsobí doručení písemností, a může z datové schránky odesílat dokumenty, aniž by s tím musel souhlasit předseda výboru, nebo dokonce aniž by o tom mnohdy vůbec věděl.
Nejčastěji se ve stanovách SVJ používá formulace převzatá ze vzorových stanov, zavedených v té době vyhláškou 371/2004 Sb. Ačkoliv tato vyhláška byla s příchodem nového občanského zákoníku v roce 2014 zrušena, stanovy přinejmenším v této části mají podle ní nastavená téměř všechna SVJ.
Výbor je statutárním orgánem společenství. Za svou činnost odpovídá výbor shromáždění. Za výbor jedná navenek jeho předseda. V době nepřítomnosti předsedy jej zastupuje místopředseda. Jde-li o písemný právní úkon, který činí výbor, musí být podepsán předsedou nebo v jeho zastoupení místopředsedou a dalším členem výboru.
Jinými slovy, chce-li SVJ navenek, tzn. i vůči úřadům, jednat, potřebuje k tomu vůli předsedy, nebo v jeho nepřítomnosti místopředsedy společně s dalším členem výboru. Datovky nejsou schopny hlídat soulad právního jednání, činěného jejich prostřednictvím, se stanovami právnické osoby, tedy, že k tomu, co někdo dělá za právnickou osobu, je skutečně oprávněn.
Pokud člen statutárního orgánu překročí svou pravomoc danou stanovami nebo jinými vnitřními předpisy právnické osoby, a například odešle z datové schránky SVJ dokument, čímž bude právně jednat, ač k tomu není zmocněn, může to přinést mrzutosti všem zúčastněným. Právní úkon bude absolutně neplatný, což bude muset oprávněný předseda složitě namítat, správnímu orgánu se tím řízení nejspíš prodlouží a nejvíce problémů hrozí neoprávněnému odesílateli. „Právnická osoba vůči němu může vznést nárok na náhradu škody, a pokud by mu byl prokázán úmysl, přichází v úvahu i trestněprávní odpovědnost,“ říká advokátka Marie Koričanská z BKS advokáti.
Komplikovaná právní situace je navíc okořeněna skutečností, že u obsahu odesílaného z datových schránek (mimo datovek úřadů) platí vůči úřadům fikce podpisu. Takový dokument nemusí být vůbec elektronicky podepsán, a přesto na něj příjemce hledí, jako by podepsán byl:
Úkon učiněný osobou uvedenou v § 8 odst. 1 až 4 nebo pověřenou osobou, pokud k tomu byla pověřena, prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob.
Datovka umožňuje utajit, kdo z ní psaní poslal
Ne, že by k této situaci nemohlo dojít v analogovém světě. Potíž digitálního světa datovek tkví v tom, že takové jednání v rozporu s udělenou pravomocí značně usnadňují, identifikaci neoprávněného jednání za subjekt ztěžují a že do problémů se zákonem mohou dostat i ty, kteří vůbec žádné podvodné úmysly nemají. Ať nezůstáváme jen u SVJ, ukážeme si to na příkladu klasické firmy, která má jednoho jednatele (statutární orgán) a sekretářku s přístupem k hlavičkovým papírům a razítku.
Sekretářka s vědomím šéfa odesílá poštu, kterou on podepíše. Kdyby dokument jednatel podepsat zapomněl, anebo kdyby ho místo něj podepsala sekretářka svým podpisem, u příjemce pošty by takový list jistě vzbudil pozornost. Podíval by se do obchodního rejstříku a z něj zjistil, kdo má oprávnění za společnost jednat a jestli je tato podmínka splněna. Stranou teď ponechme variantu, že se sekretářka se svým šéfem nepohodne a na odchodnou by chtěla firmě ublížit tím, že na důležitém dokumentu přímo zfalšuje podpis jednatele.
U zprávy odeslané datovkou vůči orgánu veřejné moci žádný podpis být na listině nemusí. Navíc, nezaškrtne-li odesílatel volitelný příznak „Přidat identifikaci odesílatele“, nemá příjemce jak zjistit, kdo z oprávněných či pověřených uživatelů datové schránky zprávu skutečně odeslal. Pro lidi disponující přístupem do datové schránky je tak mnohem snazší vydávat se za osobu oprávněnou za daný subjekt jednat, i když jim toto právo nesvědčí.
Proti sobě totiž stojí právní úprava jednání za právnickou osobu ve stanovách a lehce nešťastná úprava fikce podpisu v zákonu o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Proč nešťastná? Dostává úřad (orgán veřejné moci) do důkazně zapeklité situace, kdy bude zapotřebí prokázat, zda dokument odeslal předseda, který může jednat za SVJ samostatně, anebo místopředseda, který smí písemně jednat jen společně s dalším členem výboru. V prvním případě by fikce podpisu přípustná byla, ve druhém nikoliv. Bez zmíněného příznaku identifikace odesílatele nemá z došlé zprávy úřad jak zjistit, který uživatel dokument odeslal. Tuto informaci má jen provozovatel systému datových schránek.
Příjemce by v takovém případě měl být vždy na pozoru a setká-li se s nepodepsaným dokumentem, u něhož přichází v úvahu aplikace fikce podpisu, měl by v případě nepřítomného příznaku o identifikaci odesílatele proaktivně trvat na prokázání, kdo za právnickou osobu jedná. „Jinak se vystavuje nebezpečí, že nebudou splněny všechny podmínky pro naplnění fikce podpisu a na dokument bude třeba hledět jako na nepodepsaný, a to se všemi důsledky,“ upozorňuje Koričanská.
A nemusí jít nutně jen o odeslání dokumentu. Bohatě stačí, že člen statutárního orgánu za SVJ jedná navenek tím, že se do datovky přihlásí a buď ji tím aktivuje, nebo způsobí doručení došlých zpráv. Z toho nepochybně plynou právní důsledky, které jsou pro daný subjekt zavazující.
Poučte kolegy, nebo si změňte stanovy
Datové schránky bohužel neumožňují zúžit okruh oprávněných uživatelů pod zákonné minimum a říct, že přístup nedostanou všichni členové statutárního orgánu, ale jen někteří. Naproti tomu pověřit další osobu k tomu, aby se schránkou disponovala, možné je. V případě jednočlenných statutárních orgánů to však bude vždy na rozhodnutí oprávněného uživatele, zda a na koho dalšího případně práva přenese. U kolektivních statutárů však tato volba chybí a o to podezřívavější přístup by orgány veřejné moci měly k elektronicky nepodepsaným dokumentům zaujmout.
Popsaná situace má dvě řešení: poučovací a radikální. V rámci kolektivního statutárního orgánu můžete ostatním připomenout stanovy a s jeho členy se domluvit, že zprávy bude z datovky vyzvedávat jen jeden. Anebo změníte stanovy tak, že z kolektivního statutárního orgánu uděláte individuální. V případě SVJ tak skončí výbor a nastoupí předseda.
- Chcete mít Lupu bez bannerů?
- Chcete dostávat speciální týdenní newsletter o zákulisí českého internetu?
- Chcete mít k dispozici strojové přepisy podcastů?
- Chcete dostávat exkluzivní tištěný speciál Lupa 3.0?
- Chcete získat slevu 1 000 Kč na jednu z našich konferencí?
Staňte se naším podporovatelem
ČLÁNKY DO MAILU