Jak na datovku: Mizení zpráv, fikce i časová razítka. Nejčastější mýty o datových schránkách

Datové schránky jsou opředeny řadou mýtů, které se šíří veřejným prostorem. Opakovaně se objevují v médiích, v diskusích na internetu a zaslechnete je třeba i v hovoru spolucestujících v autobuse. Uvěřit jim mnohdy znamená zadělat si na velký problém. 

V seriálu Jak na datovku jsme slibovali, že se v některém z dílů na ty nejčastější mýty či zavádějící informace kolem datovek podíváme a uvedeme je na pravou míru. Sliby plníme, a tak vítejte u demystizačního dílu, který by měl jednou provždy ujasnit, jak je to s mazáním zpráv, jestli majitelům datovek chodí více úřední pošty než ostatním nebo kdy datovku musíte a kdy nemusíte používat.

Mýtus první: mizení zpráv po 30 dnech

Asi nejrozšířenějším bludem, který se cyklicky objevuje i v masmédiích, je, že nepřečtené zprávy z datovky po 30, eventuálně 90 dnech mizí, a proto je nutné datovku neustále kontrolovat, jinak se s jejich obsahem neseznámíte. 

Mýtus. Devadesátidenní lhůta začíná běžet až okamžikem, kdy se do datovky přihlásí osoba, která má oprávnění k příslušné zprávě přistoupit. Tedy, jde-li o datovou zprávu do vlastních rukou, je třeba, aby se přihlásila osoba oprávněná číst datové zprávy určené do vlastních rukou. Bohužel opravdu stačí se do schránky pouze přihlásit, nemusíte tuto zprávu ani rozkliknout nebo číst. Okamžikem načtení seznamu doručených zpráv, k čemuž v případě webového rozhraní mojedatovaschranka.cz dochází automaticky hned po přihlášení, jsou všechny do datovky dodané zprávy považovány za doručené, pokud už k jejich doručení nedošlo dřív, ať už předchozím přihlášením, nebo fikcí.

Zprávy v pozapomenuté datovce, kterou nikdo nekontroluje, tam nesmazány budou čekat na své vyzvednutí nejméně 3 roky. Teprve po této době mohou z datovky zmizet, aniž by jejich adresát měl šanci se s nimi vůbec seznámit. V každém jiném případě tu možnost reálně má.

Vhodné je si už na začátku nastavit u každé z využívaných datovek notifikaci příchozích zpráv na e-mail, ideálně notifikace v rozšířené verzi. Každá došlá datová zpráva pak vygeneruje avízo s uvedením odesílatele i předmětu zprávy. A pokud chcete mít úplnou jistotu, stačí datovku kontrolovat jednou za 10 dnů. Tím vyloučíte, že by některé zprávy mohly být považovány za doručené dřív, než se s nimi skutečně seznámíte.

Pozor však u datovek zřízených subjektu s kolektivním statutárním orgánem. To jsou případy společenství vlastníků jednotek, různých spolků a dalších právnických osob, kde přístupové údaje k datovce obdrželo více lidí, ačkoliv stanovy těchto právnických osob jednání těchto osob za tuto entitu často přímo vylučují. 

Ministerstvo vnitra jako provozovatele datovek něčí stanovy nezajímají. Jakmile se do schránky přihlásí kterýkoliv ze statutárů, zpráva je tím doručena. Může se potom snadno stát, že oprávněný předseda výboru, jednatel nebo jiný funkcionář stanovami zmocněný za právnickou osobu jednat přehlédne notifikační e-mail a do datovky se přihlásí až po 90 dnech od chvíle, co už se tam přihlásil jiný jeho zvědavý kolega a nechal si toto sladké tajemství pro sebe. Ano, v takovém případě už tuto zprávu v datovce neuvidí a nebude moci si ji stáhnout. Stále mu ale zůstává možnost z historie (v levé nabídce menu) alespoň zjistit, že nějakou zprávu promeškal, včetně údaje o tom, jaký předmět daná zpráva měla a kdo byl jejím odesílatelem. Na něho se případně může obrátit s požadavkem, aby mu tuto zprávu zaslal znovu.

Mýtus druhý: vždy dokážete zjistit, kdo zprávu odeslal a kdo ji přečetl 

S předchozí popsanou filozofií systému datových schránek, že automaticky udělí plný přístup všem, kteří přicházejí do úvahy, bez ohledu na to, jestli toto oprávnění ve vztahu k nim není omezeno, úzce souvisí s odosobněním, na kterém jsou datovky postaveny. Předpokládáte-li, že když ke své datovce udělíte oprávnění příbuznému nebo účetnímu poradci a budete ho moci kontrolovat, kdy se k vaší datovce přihlásil a co všechno v ní nedělal, budete zklamání. Tak jako paní, která si v autobuse datovku své známé pochvalovala, jak má tímto způsobem vše hezky pod kontrolou. 

Mýtus. Datové schránky evidenci o tom, kdo a kdy se do schránky přihlásil, kdy kterou zprávu otevřel, vedou, ale nechávají si ji pro sebe. Nemáte možnost si procházet historii přihlášení jednotlivých uživatelů s oprávněním přístupu do datové schránky. Z doručenky nezjistíte, který z těchto uživatelů si zprávu přečetl nebo způsobil její doručení. A pokud explicitně nezaškrtnete, že do odesílané zprávy se mají přidat osobní údaje (při sestavování takové zprávy), ani příjemce se nedozví, kdo přesně danou zprávu odeslal. Celý systém je postaven na paradigmatu, že mezi sebou komunikují jednotlivé datové schránky, nikoliv uživatelé s právem přístupu do nich. Je to samozřejmě na škodu, že tuto informaci má pouze Ministerstvo vnitra jako provozovatel schránek. V zásadě vždy by mělo být jasné, kdo za daného odesílatele jedná, a to jak v případě orgánů veřejné moci, tak v případě veřejnosti. Je to jen další ze zásadních nedostatků celého systému.

Mýtus třetí: lidé s datovkou dostávají více úřední pošty než ti bez ní

Častou obavou zejména starších lidí činných v nejrůznějších spolcích, ale i drobných živnostníků je, že v souvislosti s povinným zřízením datové schránky nebudou zvládat vyřizovat nápor úřední korespondence. 

Ano i ne. Existenci datové schránky úřady u konkrétního příjemce úřady ověřují až v momentě, kdy potřebují vypravit určitý dokument. Stará se o to spisová služba, která na základě dat získaných ze základních registrů k účastníkovi řízení (tzv. ztotožnění) zjišťuje, zda adresát má datovku, nebo ne. U podnikajících fyzických osob od konce března nebudou muset ověřovat nic, protože budou mít jistotu, že pokud taková osoba má živnostenské oprávnění (a to i pozastavené), má i datovou schránku. V procesních předpisech k jednotlivým typům řízení (správní, soudní atd.) je stanoveno, jaké typy rozhodnutí musejí být účastníkům doručeny a u kterých stačí poznamenání do spisu. Takže u již probíhajících řízení nelze čekat, že se zřízením datovky vzroste ochota orgánu veřejné moci posílat toho touto cestou víc než předtím klasickou poštou.

Že ale úřady budou moci zahajovat snáze a levněji víc správních řízení než v případě doručování poštou, to je věc druhá. Dosud se běžně v plánu kontrol zvažovaly i náklady na poštovné. Vybíral se vzorek kontrolovaných osob, u kterých se zahajovala kontrola. Dnes už u podnikatelů tento faktor úspor nehraje roli. Úředník třebas živnostenského úřadu nebo hygienické stanice si může snadno zaškrtnout celý seznam podnikatelů spadajících do jeho revíru a zahájit kontrolu na několik kliknutí, aniž by to jeho chlebodárce stálo jakýkoliv náklad navíc. Takže omezené zdroje v rozpočtu jako jakási přirozená regulace nesmyslných úkonů pro úkony tu padá a dá se čekat, že orgány veřejné moci této výhody budou využívat. 

To samé platí i pro automatické generování předpisů pokut zaznamenaných úsekovými radary. Přitom ne každé překročení povolené rychlosti je automaticky přestupkem. Doteď si toho úřady byly vědomy a neplýtvaly prostředky v případech, které nemusely obstát. Teď mohou bez obav spouštět „kobercové nálety“, protože je to nestojí vůbec nic. Podnikatelé a další vlastníci datových schránek se tak musejí připravit oproti dřívějšku na lehce zvýšený „zájem“ nejrůznějších úřadů, o jejichž existenci třeba neměli dosud ani tušení, a přesto jim od nich může být uložena povinnost v různých věcech spolupracovat. Rozhodně by to ale neměl být nijak masový jev.

Mýtus čtvrtý: datovku musíte používat

V minutovém spotu Ministerstvo vnitra tvrdí, že datovou schránku musí letos začít používat všichni živnostníci a nepodnikající právnické osoby. To evokuje povinnost nejen strpět doručování do vaší datovky, ale také povinnost stejným způsobem jednat i obráceným směrem.

Ano i ne. Je pravdou, že vlastníkům povinně zřízené datovky stát přestává doručovat jiným způsobem. A pokud se s danou písemností chtějí seznámit, což bývá v jejich nejlepším zájmu, nezbývá jim, než datovku k vyzvednutí zprávy použít. Rozhodně ale neplatí, že stejným způsobem musejí se státem jednat i oni. Až na několik výjimek, které jsme také v jednom z předchozích dílů zmiňovali, máte stále na výběr ze všech možností, jak se státem jednat. 

Na úřad můžete zajít osobně a provést úkon do protokolu, poslat e-mail se zaručeným elektronickým podpisem nebo poslat papírové podání klasickou poštou. Dokonce ani u daňového přiznání, kde je s vlastnictvím datovky spojeno omezení, že je lze podat výlučně elektronicky, to nutně neznamená, že pro to musíte datovou schránku využít. Naopak vyplnění elektronického formuláře na portálu MOJE daně je cesta daleko jednodušší a finančními úřady preferovaná.

Mýtus pátý: vytiskněte, podepište, naskenujte a pak pošlete znovu

Některé orgány veřejné moci, hlavně však republiková policie má problém s tím, obdrží-li datovou schránkou dokument bez elektronického podpisu. Tvrdí, že aby mohla přípis plnohodnotně využít v trestním řízení, musí být podepsán vlastnoručně. Požaduje proto, aby odesílatel takovou písemnost vytiskl, podepsal, naskenoval a následně datovkou poslal znovu.

Mýtus. Fikce podpisu platí i v tomto případě. Příjemce si váš nepodepsaný dokument vytiskne spolu s doručenkou, ze které bude patrné, že přišel z vaší datovky. A oba výtisky společně zařadí do spisu. Zákon s doručením tímto způsobem spojuje účinek vlastnoručního podpisu.   

Mýtus šestý: obsah datovky si lze přesměrovat na e-mail

Stoupenci datovek reagují na argument jejich odpůrců, že zřízení schránky znamená další povinnosti navíc, především pak pravidelně kontrolovat, co do datovky došlo, tvrzením, že lze zařídit, aby datovka automaticky přeposílala veškerý došlý obsah na zadaný e-mail. 

Pravda, ale… Ta možnost tu skutečně je. Ale její využití lze důrazně nedoporučit. Takové nastavení po registraci schránky na Portálu občana znamená, že systém bude periodicky co čtyři hodiny kontrolovat, co nového do datovky došlo, a okamžitě tím způsobí doručení každé takové zprávy. Budou-li navíc přílohy objemnější (systém akceptuje v součtu až 20 MB příloh), může se stát, že některé mailservery takto velkou zprávu ani nedoručí. Jaké to bude mít důsledky, je na první pohled zřejmé: datová zpráva bude evidována jako doručená, zatímco vy se s jejím obsahem neseznámíte.

Mýtus sedmý: propadlé časové razítko na došlé zprávě není třeba obnovovat

Na konec jsem si nechal nejkontroverznější mýtus, který několikrát opanoval diskusi pod díly tohoto seriálu. Týká se platnosti elektronického podpisu a časového razítka a nutnosti je obnovovat, takzvaným přerazítkováním. 

Pravda, ale… Proti sobě stojí evropské nařízení eIDAS, které jednoznačně stanoví ověřování elektronického podpisu k okamžiku podpisu (čl. 32), a katastrální zákon (§ 7 zák. č. 256/2013 Sb.), resp. katastrální vyhláška [§ 64 odst. 1 písm. a) vyhl. č. 357/2013 Sb.] a jejich výklad ze strany ČÚZK, kdy katastrální úřad trvá na tom, aby kvalifikované časové razítko přidané k elektronickému podpisu buď s posledním z nich, anebo později bylo neexpirované.

Rozsudků vyšších soudů k této problematice je jako šafránu, ale jsou. Ještě před účinností eIDAS soudy razily teorii, že neplatnost časového razítka k okamžiku ověření způsobuje neplatnost elektronického podpisu (NSS: 2 As 110/2015–42), nyní převládá praxe ověřovat platnost časového razítka k okamžiku podpisu (KS Praha: 44 A 67/2019–21).

Listina obsahující elektronický podpis a kvalifikované časové razítko by měla projít testem pravosti i přesto, že časové razítko bude v okamžiku ověření již prošlé, ale v okamžiku podpisu bylo v pořádku. Přesto všechno lze doporučit, abyste si spolu s takto podepsanou přílohou (PDF) stahovali z datovky i obálku (ZFO), kterou bude možné v budoucnu přerazítkovat.

Dnešní čtrnáctý díl uzavírá pravidelný úterní seriál Jak na datovku. To ale neznamená, že bychom téma datových schránek opustili a už se k němu nevraceli. Naopak, je velmi pravděpodobné, že další praktické postřehy k používání tohoto nástroje do tohoto seriálu v budoucnu začleníme. Jen už to nebude na každotýdenní bázi.