V minulém díle seriálu Jak na datovku jsme si popsali úskalí datových schránek pro právnické osoby, které mají kolektivní statutární orgán. Víme tak, že v případě bytových družstev nebo společenství vlastníků jednotek s mnohačlenným výborem získává přístup do datovky automaticky každý, tento přístup nelze omezit, a může se tím pádem stát, že došlá písemnost bude doručena dříve, než se s ní odpovědní lidé budou moci vůbec seznámit.
Dnes si posvítíme na jiný problém spojený s datovkami, a tím je uchovávání zpráv. Datovky nemají nijak omezený počet zpráv ani velikost jejich příloh. Není to jako ve stolním počítači, kdy jste pro ukládání dat limitovaní velikostí na disku nebo vyhrazeným místem na cloudovém úložišti. U datovek skutečně můžete mít desítky tisíc zpráv, každou klidně s přílohami až do maximální velikosti 20 MB.
Omezená ale je doba, po kterou jsou vám tyto zprávy v datové schránce k dispozici. Protože se opakovaně v komentářích pod předchozími díly objevují na toto téma zavádějící informace, pojďme si v tom udělat jednou provždy jasno.
Jak dlouho zůstanou zprávy v datovkách k dispozici
Doba uložení zpráv v datové schránce je stanovena prováděcí vyhláškou č. 194/2009 Sb., konkrétně v § 6. Platí, že od chvíle, co se do datovky přihlásí uživatel, který má k dané zprávě přístup, počíná běžet lhůta 90 dnů, po kterou je zpráva ve schránce k dispozici. Proč to nemůže být jakýkoliv uživatel? Jako vlastník datové schránky, nebo lépe řečeno její oprávněný uživatel totiž máte možnost udělit oprávnění dalším osobám. A těm je možné přístupová práva omezit.
Přidání pověřeného uživatele nebo administrátora
To se provádí v rámci Nastavení > Uživatelé. Tady po zadání informací o příslušné fyzické osobě, kterou chcete zmocnit, vybíráte typ oprávnění (na výběr je mezi pověřenou osobou a administrátorem) i rozsah oprávnění. Na výběr máte z těchto možností:
- číst přijaté zprávy
- číst přijaté zprávy do vlastních rukou
- posílat zprávy a číst odeslané
- zobrazovat seznamy, historii a doručenky
- vyhledávat schránky a
- mazat zprávy v trezoru.
Můžete tak pověřit například asistentku k tomu, aby mohla do vaší datové schránky, ale můžete její přístup zároveň limitovat tím, že se nedostane k datovým zprávám určeným do vlastních rukou.
Přiřazení práv novému uživateli
Přijde-li taková zpráva do vaší datové schránky, pověřený uživatel uvidí v seznamu, kdy přišla, od koho a s jakým předmětem, nedostane se ale k podrobnostem. Zároveň u této zprávy nezpůsobí přihlášení pověřeného uživatele její doručení. To je následek zásadně až přihlášení toho uživatele, který má oprávnění příslušnou datovou zprávu přečíst.
V dřívějších dobách, než provozovatel systému datových schránek upravil rozsah informací zasílaných e-mailem v notifikacích příchozí zprávy, se této funkcionality využívalo třeba v advokátních kancelářích. Aby advokáti zjistili, kdo a v jaké věci jim píše, nechali do schránky přihlásit asistentku s omezenými právy. Její nahlédnutí nemělo účinky doručení dokumentu a advokátům tím nezačala běžet lhůta s doručením dané písemnosti často spojená.
Může se ale stát, že se do schránky nikdo nepřihlásí. Ve vztahu k odesílateli bude datová zpráva považována za doručenou desátým dnem od jejího dodání (doručení fikcí), a to jak v případě veřejnoprávních zpráv, tak v případě poštovních datových zpráv od firem a fyzických osob. Nicméně v datovce bude zpráva čekat na své vyzvednutí 3 roky [§ 6 písm. c) vyhl. č. 194/2009 Sb.].
Jakmile se v této době do datovky přihlásí uživatel oprávněný tuto zprávu přečíst, jeho přihlášením začne běžet ona 90denní lhůta, než zpráva z datovky zmizí. Nezmizí však úplně beze stopy. Smaže se jen její obsah neboli přílohy. Obálka takové zprávy, z níž vyčtete, kdo vám psal, v jaké věci, případně s jakým číslem jednacím, zůstává k dispozici i dál v rámci historie. Podle těchto vodítek máte možnost se obrátit na odesílatele s prosbou, aby vám dokument zaslal znovu.
Je dobrou praxí ukládat si zprávy doručené datovou schránkou jinam. Pokud používáte klient Datovka od CZ.NICu nebo jiný externí nástroj pro ovládání datovek, případně některou ze spisových služeb, nic dalšího řešit nemusíte. Tyto aplikace totiž datovou zprávu jako celek stáhnou do počítače a tam ji uloží. Sami si můžete zvolit, v jakém formátu, kam a s jakým názvem budou automaticky ukládány. Naproti tomu, používáte-li jen základní webové rozhraní mojedatovaschranka.cz, to za vás nic a nikam ukládat nebude a o archivaci zpráv se musíte postarat sami. Anebo využít nadstavbovou zpoplatněnou službu Datový trezor.
Datové zprávy uzamčené v trezoru
Datový trezor se postará o to, že vám zprávy z datovky po 90 dnech mizet nebudou. Česká pošta, která tuto nadstavbu provozuje, si ale za to nechá zaplatit. Čím víc zpráv v datovce ponecháte, tím víc vás to bude stát. Například za 20 uschovaných zpráv ročně zaplatíte 120 Kč, nejvýše 200 zpráv bude stát 1320 Kč a zamknout do trezoru 5000 zpráv přijde už na úctyhodných 29 500 Kč. Důležité je, že vy sami si volíte, které zprávy v trezoru zůstanou a které smažete. Dokud je z trezoru nevymažete, v trezoru by měly zůstat (za předpokladu, že máte službu zaplacenou).
Platit můžete buď formou předplaceného kreditu, anebo na základě uzavřené smlouvy, na fakturu. Smlouvu lze uzavřít až od objemu nad 50 uchovávaných zpráv, menší kapacitu lze platit jen kreditem. Ten lze dobít přímo z datovky. Pokud o službě Datový trezor vážněji uvažujete, nebude od věci se seznámit s jejími obchodními podmínkami. V nich třeba zjistíte, že v individuálních případech lze domluvit i větší objem uchovávaných zpráv než limit 5000.
Protože tato placená služba má být garancí jistoty („Česká pošta zodpovídá za ochranu dat uložených v Datovém trezoru“), že o datové zprávy nepřijdete, může vás zajímat, jak moc provozovatel své službě věří, tedy jakou záruku poskytuje. Odpověď naleznete v článku 8.3 obchodních podmínek a pravděpodobně z ní tak jako já budete zklamaní. V případě, že svému závazku Česká pošta nedostojí a některou ze zpráv (nebo taky všechny) ztratí, je smluvní odškodné odstupňováno podle toho, jaký máte tarif. A tyto hranice jsou nastaveny tak nevýhodně, že nedostanete zpátky ani to, co jste poště za službu zaplatili.
V případě, že se z trezoru ztratí nebo poškodí jedna nebo více zpráv u tarifu s kapacitou do 250 zpráv, dostanete zpátky jednorázově tisícikorunu. U kapacity do 1000 zpráv to budou 3000 Kč a konečně u tarifu s kapacitou 1000 a více uložených zpráv vám pošta refunduje 5000 Kč.
Podobně omezenou má Česká pošta i odpovědnost za nedostupnost Datového trezoru. Teprve pokud bude služba nefunkční déle než dva dny, vzniká nárok na vrácení poměrné částky zaplacené za službu. Takže pokud se z důvodu na straně pošty týden nedostanete ke svým zprávám v Datovém trezoru, můžete požádat (ne, není to automaticky) o vrácení 7/365 ze zaplacené částky. A vznikne-li vám poškozením zpráv nebo jejich nedostupností prokazatelná škoda, je odpovědnost pošty omezena výší ceny zaplacené za službu v předcházejících 12 měsících, a to i tehdy, bude-li těchto škodních událostí víc.
Na Datový trezor coby synonymum pro nedobytný prostor, od kterého očekáváte, že co od něj uložíte, to tam také zůstane, je to trochu málo.
Úschovu bez záruky zajistí i Portál občana
Ale netřeba truchlit, je tu ještě jedna možnost, která se chová podobně jako Datový trezor, a navíc je zdarma. Pro dlouhodobější uložení zpráv můžete využít archiv na Portálu občana. Tam je vám vyhrazena kapacita až 1 GB. Tím, že je zdarma, zapomeňte na jakoukoliv záruku, že tam archivované zprávy skutečně po čase naleznete.
Archiv se také nestará o digitální kontinuitu uložených zpráv. Elektronická pečeť a časové razítko tak bude v archivu uložené k okamžiku archivace. Po letech, co si na zprávu vzpomenete a budete ji chtít z archivu vyzvednout, na ní můžou být elektronická pečeť a časové razítko expirované.
Před čím je ale potřeba mít se obzvláště na pozoru u Portálu občana, je varianta automatické archivace všech zpráv. Zatímco v případě defaultního nastavení bude archivování probíhat ručně, na vyžádání po přihlášení do Portálu občana, v případě automatické archivace se vše děje automaticky. Je to ale za tu cenu, že se aplikace bude periodicky každé cca 4 hodiny k datové schránce připojovat a stahovat z ní došlé zprávy, čímž automaticky způsobí jejich doručení, a to se všemi důsledky. Nezbývá tedy než opravdu důrazně varovat před touto volbou. Pokud si nejste jisti, že víte, co děláte, toto raději nedělejte.
- Chcete mít Lupu bez bannerů?
- Chcete dostávat speciální týdenní newsletter o zákulisí českého internetu?
- Chcete mít k dispozici strojové přepisy podcastů?
- Chcete dostávat exkluzivní tištěný speciál Lupa 3.0?
- Chcete získat slevu 1 000 Kč na jednu z našich konferencí?
Staňte se naším podporovatelem
ČLÁNKY DO MAILU