Ilustrace: Nenad Vitas
Být „bordelářem“ nemusí být vždycky jenom na škodu. Podle jedné studie [pdf] společnosti IBM se ukázalo, že uživatel, který tráví čas tím, že si jednotlivé zprávy třídí do různých složek, není potom úspěšnější a rychlejší při jejich vyhledávání. Ten, kdo si doručenou poštu prostě nechá v inboxu, je na tom úplně stejně.
Přístup ke správě e-mailů je v podstatě dvojí. Někdo si manuálně zakládá složky (do kterých pak přesunují relevantní e-maily), zatímco příznivci opačné filozofie prostě e-maily nechají tak, jak jsou, tedy v doručené poště. Výzkumníci dali 345 uživatelům přístup do e-milového klienta, který podporoval různé přístupy ke správě e-mailů, a to včetně složek, hledání a tagů. Uživatelé pak provedli 85 000 pokusů o vyhledání nějaké určité zprávy. Vyšel z toho zajímavý poznatek – uživatelé, kteří používají složky, hledali déle, než ti, kteří prostě a jednoduše hledali ve svém inboxu. Složky se ukázaly jako zbytečné a zdržující. Faktem je, že pro někoho mohou složky fungovat skvěle, pokud v nich má dobrý systém a ví kde a co hledat. Lenoši bez složek pak prostě vyhledávají a spoléhají se na to, že najdou, co chtějí.
Autoři studie doporučují vývojářům, aby při vymýšlení klientských aplikací mysleli na větší variabilitu a počítali s tím, že uživatelé jsou různí a preferují různé varianty používání aplikací. Zatím je to tak, že se my musíme přizpůsobovat vývojářům, ne oni našim potřebám. Každopádně přístup s vyhledáváním a bez složek může na první pohled vypadat neohrabaně a složky naopak profesionálně a frajersky. Ale zdání klame a pokud se i vám ukáže, že je lepší a rychlejší hledat, není čas na hrdinství a upínání se na složky. Jde to i bez nich. Osobně mám asi jenom 4 složky, které obstarají to nejhrubší třídění, bez kterého bych se asi neobešel. Složky pak používám pro rychlé přehled komunikace na určité téma. A pryč jsou doby, když jsem měl v pracovním Outlooku složku pro každého klienta.
Práce s vyhledáváním e-mailů je pouze o zvyku, o ničem jiném. Je to opravdu rychlejší a praktické, mnozí tento způsob jistě už léta používají. Složky vypadají naoko dobře a jejich správce si může připadat opravdu pořádkumilovně, ale to je z výhod asi tak všechno. Pokud už se někdy bez složky opravdu neobejdete, její založení a naplnění je otázkou okamžiku. Proč to dělat předem a zbytečně?
ČLÁNKY DO MAILU