Prerekvizity datových schránek: k elektronické spisové službě v úřadě

Provoz přiváděný do úřadu datovými schránkami by měl být uvnitř úřadu automaticky převzat systémem elektronické spisové služby.

Tento článek plynule navazuje na předchozí Prerekvizity datových schránek: k infrastruktuře elektronického podpisu v úřadě. Odvolává se na jeho obrázky (zejména obr. 2), dodržuje jeho číslování, zkratky, pojmy, barvy v obrázcích a je určen i shodným adresátům.

2. Elektronická spisová služba

Zatímco dřívější spisové služby sloužily především jako evidence dokumentů, nové pojetí elektronických spisových služeb (ESS) se snaží i o zahrnutí elektronických dokumentů samotných.

Dokumenty vytvářené úřadem (původcem) mohou být v rámci ESS uloženy přímo, přijaté dokumenty je podle obr. 2 nutné zpracovat pomocí následujících jednotek.

Podatelna je úřadem určené místo, ve kterém úřad přijímá dokumenty (§ 2 odst. 1 vyhl. č. 191/2009 Sb.). Součástí podatelny bývá i část zvaná výpravna, která naopak slouží k přípravě a předávání dokumentů k doručení směrem od úřadu (§ 15 vyhl. č. 191/2009 Sb.).

Elektronická podatelna je ve smyslu § 2 písm. y) ZoEP přednostně též organizační pojem, totiž pracoviště (…), určené pro příjem i odesílání datových zpráv (ne nutně elektronicky podepsaných). Praxe za elektronickou podatelnu považuje spíše softwarově-hardwarový modul, určený pro příjem datových zpráv z internetu a z datových nosičů. E-podatelny rovněž mají ukládat všechny přijaté i vypravené datové zprávy.

Datové schránky rozhodně nepředstavují konec provozu elektronických podatelen v úřadech. Jednak pro subjekty bez povinnosti přijímat zprávy datovými schránkami zůstává možnost tzv. doručování na elektronickou adresu (rozuměj adresu internetové elektronické pošty) zachována. Jednak pro všechny subjekty zůstávají elektronické podatelny možností, jak vůči úřadu provést podání datové zprávy, a to i v případě, že mají zřízenu svou datovou schránku. Přesto mohou provádět podání dosavadními způsoby, včetně podání přes e-podatelnu, nebo i v klasické listinné podobě poštou nebo osobně.

Organizačně bývá elektronická podatelna většinou řazena do útvaru podatelny, což vzhledem k funkci je přirozené. Právně a technicky může být e-podatelna součástí libovolného vnitřního útvaru, popř. smí být dle § 1 odst. 1 písm. a) nařízení vlády č. 495/2004 Sb. outsourcována (hostována) i u jiného úřadu (OVM).

Z hlediska modularity IT bylo až dosud možné na elektronické podatelny právně pohlížet zhruba dvěma způsoby. Prvním jako na relativně samostatný modul informačního systému, který je volně navázán na informační systém spisové služby. Druhým a v praxi i častějším případem bylo pokládání e-podatelny za speciální modul spisové služby. Druhý přístup umožňuje těsnější provázání spisové služby s dokumenty v e-podatelně se nacházející.

Po novelizaci zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, zákonem č. 190/2009 Sb., nabývá druhé pojetí vrchu již zcela jasně.

Modul pro komunikaci s datovou schránkou. Zákon nepředepisuje, zda a jak má být provedeno propojení vnitřního systému dokumentů úřadu s datovou schránkou. Propojení dokonce nemusí být provedeno technicky vůbec nijak. Zákonu dostačuje, aby určený úředník pravidelně vybíral do schránky úřadu dodané dokumenty v podobě datové zprávy a manuálním způsobem je předával do vnitřních systémů úřadů.

Tato možnost je nicméně spíše teoretická. Především stále zůstává v platnosti § 11 odst. 3 ZoEP: Orgán veřejné moci přijímá a odesílá datové zprávy podle odstavce 1 [tj. podepsané uznávaným elektronickým podpisem] prostřednictvím elektronické podatelny.

Úředník vybírající datovou schránku nebo vkládající datovou zprávu proto musí běžně předávat elektronicky podepsané datové zprávy prostřednictvím elektronické podatelny nebo jinak zajistit, aby jí zpráva prošla. Vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, přitom elektronickým podatelnám určuje i funkce příjmu jiných datových zpráv než elektronicky podepsaných, takže fakticky je praktické veškeré zprávy z datových schránek (i nepodepsané) předávat do IS úřadu prostřednictvím elektronické podatelny.

Tomu odpovídá § 29 odst. 2 ZoEÚ, který stanoví: Zřizují-li orgány veřejné moci elektronickou podatelnu, elektronická podatelna umožňuje doručování dokumentů a provádění úkonů prostřednictvím datové schránky. Elektronická podatelna tedy vždy musí podporovat nějaké rozhraní vůči DS, ne nutně automatizovaně technické, v praxi však takovým téměř vždy bude.

Zákon proto připouští přístup do datové schránky i pomocí systému nebo aplikace, v odst. 1 téhož paragrafu Přístup do datové schránky prostřednictvím elektronického systému spisové služby nebo jiné elektronické aplikace třetí osoby je možné činit (…) Aplikací přistupující do DS může tedy být buďto „elektronická spisová služba“, nebo „jiná aplikace“.

Vzhledem k povinné podpoře rozhraní na DS bude aplikací přistupující do DS prakticky vždy aplikace elektronické podatelny, jinak by bylo nutné za sebe kaskádově řadit dva rozdílné moduly IT s prakticky stejnou funkcionalitou, což nedává dobrý technický smysl.

Nyní zvažme ještě jednou již výše nastíněný problém, zda e-podatelna je samostatným modulem, nebo modulem spisové služby.

Podle § 2 odst. 3 resp. podle § 3 odst. 1 vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, musí e-podatelna sloužit i jako úložiště doručených resp. odeslaných datových zpráv. V dosavadní koncepci spisové služby jako evidence bylo toto pojetí možné, historickým důvodem je i původ obou předpisů v různých ministerstvech.

V nové koncepci, kdy se spisová služba snaží stát i správou samotných elektronických dokumentů, by odloučení elektronické spisové služby od e‑podatelny vedlo k duplicitě úložišť. Jednou by tytéž datové zprávy byly uloženy v e-podatelně, jednou ve spisové službě. Udržování jednoho důvěryhodného úložiště dokumentů je noční můra, udržování dvou recept na vysátí bankovního účtu i předpis pobytu informatiků v ozdravném zařízení.

Technická racionalita spolu s právními předpisy proto nově vede na tuto strukturu:

• aplikace elektronické podatelny je modulem spisové služby, úložiště datových zpráv je tak v celém informačním systému úřadu pouze jedno, formálně jako součást e-podatelny, prakticky pro celou elektronickou spisovou službu,
• modul pro spojení s datovou schránkou je přímou součástí aplikace e-podatelny.

Tento výklad vysvětluje, proč je v obr. 2 spojení s DS vedeno právě do e-podatelny, a proč je e‑podatelna provedena v béžové barvě, tedy jako součást ESS. Architektura dává i odpověď na následující otázky:

Lze hostovat modul pro komunikaci s datovými schránkami? Zákon to výslovně nezakazuje, nicméně e-podatelnu lze v současnosti hostovat pouze u jiného orgánu veřejné moci (viz § 1 odst. 1 písm. a) nařízení vlády č. 495/2004 Sb). E-podatelnu (a úložiště datových zpráv v ní) lze tedy hostovat pouze u jiného úřadu.

Lze hostovat elektronickou spisovou službu? Obdobně není výslovně zakázáno hostovat elektronickou spisovou službu, protože však e-podatelna je vhodně součástí spisové služby, plyne jako technicko-právně racionální řešení opět pouze hostování spisové služby u jiného OVM a nikoliv u komerčního subjektu.

Odpověď tedy zní: právně teoreticky přípustné hostování obecně je, praktická řešení však oba případy směšují s modulem elektronické podatelny, kterou lze mít pouze u jiného OVM.

Odpověď možná bude zdrojem zklamání, nicméně již v minulosti neobstály malé softwarové bloky elektronických podatelen vůči větším softwarovým systémům spisových služeb čistě obchodně.

Funkce spisových služeb

Po přijetí dokumentu, ať již v elektronické podobě nebo listinné podobě, musí být dokument správně směrován. Ohledně směrování je obr. 2 zjednodušen: směrovací funkce je zakreslena jako béžové kolečko se třemi šipkami, které je součástí podatelny a z podatelny dokument míří přímo k úředníkovi.

V realitě velkých úřadů bývá směrování složitější, např. co odbor to jeden spisový uzel, který se vřazuje do vnitřní komunikace. Dokument či spis pak nemusí vždy při každém předání od jednoho úředníka k druhému procházet evidencí přímo v podatelně, ale může dostačovat průchod jedním či dvěma spisovými uzly. Teprve při vypravování vyřizovacích dokumentů se výstupní dokument opět dostává do podatelny a zejména výpravny.

Z hlediska datových schránek a elektronických podpisů plynou na ESS tyto zvláštní požadavky:

Před vypravením kteréhokoliv dokumentu je třeba zkontrolovat, zda má adresát zpřístupněnu datovou schránku. Procesní předpisy a ZoEÚ předepisují, až na výjimky, přednostní doručování prostřednictvím datových schránek, které je ale vázáno na fakt přístupnosti DS. Je vhodné, aby informační systém věrohodně uchovával v žurnálu fakt vznesení a výsledek tohoto dotazu. Doručení jiným než zákonem určeným způsobem, nemusí být totiž účinné a může být potřebné doložit, že byla zvolena správná možnost. Toto je i další důvod pro integraci modulu pro komunikaci s datovými schránkami do software spisové služby.

Uchovávání provozních údajů z ISDS. Vzhledem k tomu, že soukromé osoby, podatelé, nemusí datové zprávy elektronicky podepisovat, je vhodné, aby ESS (elektronická podatelna apod.) pro důkazní účely uchovávala z ISDS co nejvíce informací, ačkoliv k tomu není třeba ani uložena právní povinnost.

Dlouhodobé uchovávání platnosti elektronických podpisů. Jedná se o požadavek dovozovaný právní a technickou teorií, neplyne z explicitního zákonného příkazu. Vyplývá nepřímo z možností nechat zneplatnit kvalifikovaný certifikát, z faktu, že kvalifikovaný certifikát je vydáván pouze na dobu určitou a ze zavedení služeb kvalifikovaného časového razítka. Elektronicky podepsané dokumenty je třeba opatřit včas, tj. před vypršením nebo zneplatněním certifikátu, kvalifikovaným časovým razítkem. Časová razítka též řeší zastarávání kryptografie. Tento popis je pouze zjednodušený, ve skutečnosti probíhá sběr všech tzv. validačních dat, a je poněkud složitější.

Ukládání dokumentů v ESS a elektronická spisovna

Zatímco výše uvedené funkce spisové služby spadají pod činnost, která by se běžně nazývala workflow dokumentů (pracovní postupy) během vyřizování, součástí spisové služby je i uložení dokumentů po dobu skartační lhůty, tj. do doby než se dokument buď skartuje, nebo předá mimo úřad do archivu pro uložení jako archiválie.

Toto uložení dokumentů po vyřízení věci je nutné, neboť právní řád obecně umožňuje účastníkům různá odvolací řízení, soudní přezkum atp., během nichž může být nutné se k původním dokumentům z řízení navracet.

K tomuto tématu zkusím časem ještě připravit samostatný článek, protože současná úprava i po novele ZoASSL je poměrně nejasná a nedostatečná. Navíc se čeká na vydání Národního standardu pro ESS, který by měl některé náležitosti ESS dále upravit.

Jen stručně hlavní sporné body právní úpravy:

• obsah pojmu „výkon spisové služby” stále není dostatečně jasný, zejména rozlišování elektronické podoby a listinné podoby,
• zákon zavádí možnost „převedení dokumentu” z analogové podoby do digitální a vice versa, aniž by definoval podrobnosti nebo nechal prostor pro jejich úpravu v prováděcím předpise, přitom se jedná o konkurující úpravu vůči „autorizovaným konverzím z moci úřední“ (viz níže),
• zároveň stanoví povinnost uchovávat dokument se zachováním důvěryhodnosti původu po celou skartační dobu (§ 69a odst. 3 ZoASSL),
• na těchto vágních institutech staví právní fikci „pravosti“ dokumentu (§ 69a odst. 8 ZoASSL).

Po faktické stránce se jedná o to, že dlouhodobá úchova přijatých elektronických dokumentů (formáty propustné přes datové schránky definuje příloha č. 3 vyhl. č. 194/2009 Sb., např.: ODT, DOC, XLS, PDF, …; elektronické dokumenty jiných formátů může úřad přijímat dobrovolně přes elektronickou podatelnu, anebo i přes jiné technické zařízení umožněné zvláštním zákonem, může je také vytvářet sám jako původce) s sebou nese problém údržby softwarů schopných tyto formáty vyjádřit člověkem vnímatelným způsobem i po delším časovém období, a to ve shodné podobě jako tomu bylo původně.

Kdo je v současnosti např. běžně schopen zobrazit si dokument z patnáct let staré verze AmiPro 3.0 nebo WordPerfect 5.0? A ještě si být jist, že je zobrazen zcela shodně jako tehdy?

Řešení je spatřováno v převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu v době uzavírání spisu (běžně do měsíce po vyřízení spisu) dle § 65 odst. 5 ZoASSL, přičemž výstupní datové formáty definuje § 20 vyhlášky č. 191/2009 Sb. takto: PDF/A, PNG, TIFF, JPEG, MPEG-2, MPEG-1, GIF (pro sekvence!), MP2, MP3, WAV a schéma XML pro metadata.

Po uzavření spisu se dokumenty ve výstupním formátu mají uložit v elektronické spisovně (součást ESS), tedy zde je předepsán vznik duplicity uložení. Elektronická spisovna ale neobsahuje již původní dokumenty, ale převedené dokumenty.

Nu a zde dochází k paradoxu, že i v případě, že původní dokument (nejmarkantnější to je u PDF, obsahující např. správní rozhodnutí) je elektronicky platně podepsán opravdovým původcem dokumentu, má být převeden do výstupního formátu (tedy PDF/A), během čehož elektronický podpis původce dokumentu zanikne (PDF/A jej již nemůže obsahovat) a je nahrazen elektronickým podpisem převádějící osoby, který je umístěn do obálky XML, spolu s údajem o tom, podpis jaké osoby se nacházel v převáděném dokumentu, a zda byl platný v době převodu. Strukturu obálky XML určí budoucí národní standard. Výsledný převedený dokument doprovozený obálkou XML se těší fikci pravosti dle § 69a odst. 8 ZoASSL.

Znamená to, že po uzavření spisu, např. měsíc od vydání rozhodnutí, mohou ze spisové služby zcela zmizet všechny původní elektronické dokumenty a zbýt pouze dokumenty převedené. Ty budou opatřovány časovými razítky, aby byla udržena jejich „věrohodnost” až do doby skartace, popř. poté v archivu i déle, bude-li se jednat o archiválie.

To je mírně absurdní, neboť náklady na udržování věrohodnosti zůstávají (obnovovací časová razítka, datové úložiště), avšak věrohodnost je raným převáděcím krokem již narušena.

Než dojde k vyjasnění této problematiky a zveřejnění národního standardu, lze pouze doporučit, aby úřady při pořizování spisových služeb trvaly na tom, že spisová služba (v sekci e-podatelny) přejímá a ukládá od ISDS pokud možno všechny informace doprovázející datovou zprávu z ISDS (tj. informace z doprovodné obálky), a udržuje platnost všech přijatých nebo v úřadu vzniklých původních elektronických dokumentů aspoň po dobu 3 let.

Obecně by bylo vhodné, aby systémy spisové služby aspoň nějakou dobu (ke zvážení: 3, 5 nebo 10 let) ukládaly a udržovaly věrohodnost nejen převedeného dokumentu, ale i dokumentu původního. Převod do výstupního formátu by rovněž měl obsahovat některé údaje o dokumentu (ideálně hash), které dokument umožní spárovat s jinou evidencí, čímž by se možnostem s machinacemi přece jen předešlo. Alternativně by účastníci měli dostat možnost si nechat všechny původní dokumenty ze spisu a udržovat si jejich platnost nezávisle na úřadu.

Dodavatelé ESS

Podle Memoranda o spolupráci mezi MV ČR a zástupci společností zabývajících se výrobou a vývojem programů spisových služeb byla vytvořena pracovní skupina pro zpracování technické části prováděcí vyhlášky k zákonu č. 300/2008 Sb. Ve skutečnosti je dnes tato technická dokumentace součástí tzv. „Provozního řádu ISDS“. U zrodu memoranda a následné technické specifiakce bylo osm společností: ICZ, a.s, Triada s.r.o., Asseco Czech Republic, a.s., GORDIC, s.r.o., SoftHouse, s.r.o, VERA, s.r.o., PilsCom, s.r.o. Do 25.5.2009 přis­toupilo k memorandu dalších 35 společností.

Dodávky ESS proto pravděpodobně budou provádět zejména shora uvedené společnosti, přičemž značnou počáteční výhodu budou mít společnosti v úřadech již etablované.

Z právního hlediska je vhodné upozornit, že memorandum neřeší otázky duševního vlastnictví výsledné specifikace. Tím, že specifikace nevyšla jako vyhláška či jiný právní předpis, ji nelze považovat ani za dílo úřední, které by z hlediska autorského zákona bylo volně použitelné.

Autorizovaná konverze z moci úřední

Činnost autorizované konverze nespadá ze zákona pod oblast spisové služby, ani pod činnost elektronické podatelny, ale je upravena §§ 22 – 26 ZoEÚ a vyhláškou č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů.

V praxi však bude vhodné toto pracoviště vytvořit a vybavit s návaznostmi jak na spisovou službu, tak na podatelnu (vč. e-podatelny) a to přednostně před jiným možným integračním hlediskem spojení se stávajícími pracovišti CzechPOINTů. Ty slouží veřejnosti a výkonu i mnoha jiných agend, zatímco konverze z moci úřední je jednoúčelová (pouze konverze) a pro vnitřní účely. Proto o konverzi pojednávám v této části a proto je její obdélník na obr. 3 béžový.

Úřady by měly začít s budováním tohoto pracoviště co nejdříve a odzkoušet si jeho kapacitní možnosti odbavování konverzí.

Je třeba upozornit na možná nevyhovující úpravu v § 2 odst. 1 vyhlášky č. 193/2009 Sb., který stanoví: Konverze se provádí prostřednictvím elektronické aplikace systému kontaktních míst veřejné správy přístupné způsobem umožňujícím dálkový přístup. Protože vyhláška je i provedením § 24 odst. 4 zákona č. 300/2008 Sb., dopadá tato povinnost i na konverze z moci úřední.

To může být v praxi příčinou zahlcení systému kontaktních míst, potíží s nízkou prostupností. Vzhledem k očekávatelným potřebám množství konverzí tyto faktické potíže, ale i ekonomické potíže (viz níže) mohou mít zásadní vliv na komunikaci prostřednictvím datových schránek vůbec.

Ustanovení rovněž právně brání decentralizovaným řešením. Takové nabízí kupř. společnost Gordic jako modul RAK (Registr autorizovaných konverzí), přičemž jej prezentuje jako samostatný desktopový software.

Na datoveschranky.info pak je ještě dnes (21.7.2009) k dispozici soubor czechpoint.of­fice.pdf (bez uvedení data, autora nebo jiného zdroje), který obsahuje informaci:

Orgány veřejné moci mohou autorizovanou konverzi provádět dvojím způsobem. Buď využijí pro autorizovanou konverzi nástroj Czech POINT@Office, nebo si zajistí na vlastní náklady své řešení, případně řešení třetích stran napojené na připravované aplikační rozhraní (API) centrální evidence ověřovacích doložek konverzí, což je součást elektronické aplikace systému kontaktních míst veřejné správy, ve smyslu vyhlášky o podrobnostech konverze.

Tato informace je v rozporu s výše uvedeným ustanovením vyhlášky č. 193/2009 Sb. Nezávislé desktopové řešení ani řešení pomocí API nejsou právně možná.

Ve školící praxi je potřeba věnovat pozornost skutečné zkušenosti operátora z provádění konverzí. Nedostačuje prosté jednorázově předvedení nebo předání manuálů. Viz i některé zkušenosti z veřejných autorizovaných konverzí v článku Zkušenosti z autorizované konverze z listiny na CD a zpět. Zopakuji zde, že vyhláškou daný parametr rozlišení 300 dpi je zcela dostatečný u kvalitního skeneru a zcela nedostatečný u tiskárny. Je omyl se domnívat, že se jedná o shodnou hodnotu rozlišení. Zatímco skener je např. schopen udávat na jeden bod rozlišení 256 úrovní šedi, u tiskárny se u stejně velikého bodu jedná pouze o dvoustavovou hodnotu bílo/černo. Proto konverzní pracoviště vybavte raději novou tiskárnou, s rozlišením alespoň 600 dpi.

3. Formulářové systémy

Podání vůči úřadům je velmi často graficky standardizováno pomocí formulářů. Použití a provedení těchto formulářů předepisují právní předpisy a jejich využití je proto u některých druhů podání povinné. Asi prakticky všichni třeba známe formulář „Přiznání k dani z příjmu fyzických osob”. Ne vždy je podání formulářem předepsáno, někdy může být pouze vhodné pro přílohy podání žádosti apod.

Formuláře se používají asi ze tří hlavních důvodů:

• struktura formuláře je navržena tak, aby vyhověla a podchytila možnosti a varianty dané právním řádem, formulář navádí podatele, aby jeho podání dodrželo právní předpis,
• procházení formuláře umožňuje strukturovanou a systematickou kontrolu podání nebo jeho pochopení úředníkem, a rovněž
• spolehlivé a rychlé pořizování dat z podání do informačního systému úřadu.

V oblasti formulářů lze v tuzemsku očekávat konkurenci dvou hlavních výrobců. Na jedné straně se bude jednat o společnost Adobe s produkty Adobe Acrobat a Adobe LiveCycle, na straně druhé půjde o tuzemského vývojáře Software602 s produkty založenými na produktu 602XML.

Primární nabízená vize Software602 spočívá na tom, že tato společnost má vytvořeno řešení přímé integrace webového formuláře, dostupného např. na stránkách úřadu, které po vyplnění a stisku tlačítka <Odeslat> provede automatizované podání do datové schránky odesilatele (s nutností se jím zřejmě autentizovat), které přes ISDS přejde do schránky cílového úřadu, odkud je podání automaticky staženo do informačního systému úřadu, a může být automatizovaně dále zpracováváno, stranou od běžného toku příchozích podání. K tomu nabízí i pokročilejší možnosti zpracování formulářů.

Základní vize Adobe je mírně odlišná. Základním dostačujícím nástrojem pro tvorbu formulářů je Adobe Acrobat, ve kterém se vytvořený formulář zpřístupní pro určitý počet uživatelů, kteří formulář vyplňují v běžném Adobe Readeru. Adobe pak v zásadě úřadu prodává licenci podle počtu potenciálních veřejných uživatelů. Opět i Adobe nabízí pokročilejší možnosti zpracování formulářů.

Formuláře lze využít i pro nejrůznější vnitřní agendy úřadů, popř. mezi více úřady v resortu, nicméně to již přesahuje základní tematiku komunikace implikovanou datovými schránkami.

Elektronické formuláře zařazuji mezi ko/post-rekvizity z toho důvodu, že primárním účelem vzniku datových schránek je nikoliv příjem podání u úřadů, ale zaručené a potvrzované doručování dokumentů směrem od úřadů. Nicméně je jasné, že s rozvojem datových schránek a ulehčením podání dojde i zde k znatelnému rozvoji. A možná právě v této oblasti dojde ke skutečným úsporám.

Je vhodné zdůraznit, že i když datové schránky umožňují podání bez elektronického podpisu, bude výhodou, když je formuláře přesto umožní. Další výhodou může být schopnost akomodovat další údaje ze zpracování, ke kterému dochází během přenosu v ISDS nebo při zpracování uvnitř úřadu.

4. Uložení elektronických dokumentů

Problematika dlouhodobého uložení elektronických dokumentů již byla probrána výše v odstavci „Ukládání dokumentů v ESS”. Viz též závěrečné doporučení v odstavci.

V současnosti je zřejmé, že výsledná metodika ani právní předpisy nejsou ještě zcela jasné, bude třeba je dovyvinout již během provozu datových schránek. Proto se jedná o ko/post-rekvizitu.

Varianty míry elektronizace v důsledku zavedení datových schránek

Níže jsou uvedeny dvě krajní meze toho, v jaké míře je možné provést elektronizaci úřadů v souvislosti se zavedením datových schránek.

Maximální míra elekronizace

Obr. 4 Maximální míra elektronizace úřadu v důsledku zpřístupnění datové schránky

Obr. 4 zobrazuje cíl elektronizace úřadů. Ke každému úředníku by se téměř každý dokument měl dostávat již v elektronické podobě, spisy by měly být zásadně v elektronické podobě.

Po teoretické stránce se stále musí jednat o hybridní systém, neboť některé zvláštní dokumenty či předměty řízení nebude možné podrobit autorizované konverzi. To však budou naprosté výjimky, zpravidla předem předpokládatelné u některých agend.

Celé vnitřní řízení zásadně proběhne elektronicky, konverze se provádí pouze na vstupu a výstupu, pokud je třeba z hlediska účastníka řízení. Tato varianta může maximálně těžit z výhod elektronizace vyřizování: zcela odpadne fyzické předávání spisů, fyzická ochrana spisů je nahrazena ochranou v IS, může se zvýšit dohled nad procesem a zvýšit rychlost vyřizování, odpadají rizika rozkrádání spisu při nahlížení do něj atp.

Na druhé straně se pochopitelně jedná o variantu nejnáročnější na přípravu. Elektronickým podpisem musí být vybaven každý podepisující úředník, konverze musí být prováděny důsledně. Úředníci musí být výborně zaškoleni, aby neprováděli chyby.

Osobně též tipuji, že pro pohodlnou práci s dokumenty by úředníci časem měli být vybaveni podstatně většími monitory než jsou dosud, celé ergonomii činnosti s elektronickými dokumenty by měla být věnována samostatná pozornost.

Minimální míra elekronizace

Obr. 5 Minimální míra elektronizace úřadu v důsledku zpřístupnění datové schránky

Obr. 5 představuje opačný extrém. Úřad uvnitř vůbec nezavede elektronický provoz a bude vše vyřizovat listinně jako dosud. Datové schránky a elektronická podatelna budou jediným ostrůvkem elektronizace, ze kterého a do kterého budou vystupovat pouze dokumenty v listinné podobě.

Tento model může být pro některé malé obecní úřady vhodný.

Pro většinu úřadů bude málo efektivní, neboť každý elektronicky přijatý nebo odesílaný dokument bude muset projít konverzí z moci úřední, což proces zpomalí i zdraží. Úřad nebude moci využít prakticky žádné výhody, které elektronizace poskytuje.

Model rovněž odporuje ustanovení § 63 odst. 3 ZoASSL, podle něhož někteří původci povinně vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby, přičemž doba migrace na takový systém nesmí přesáhnout podle odst. 4 dobu jednoho roku popř. půl roku od účinnosti novely. Pro mnoho úřadů není proto vůbec právně perspektivní a znamená pouze vynaložení zbytečných prostředků na konverzi, které později stejně odpadnou.

Prognózy vývoje

Abych v závěru tohoto dlouhého dvojčlánku byl čtenáři schopen ještě něco podstatného sdělit, pokusím se o to mírně odlehčenou formou, opět jako vyjádření určitých krajních mezí. Jistě ale poznáte, kterou prognózu nemyslím vůbec vážně.

Prognóza pesimistická č. 1:

Úřady v září zjistí, že elektronické vyřizování od října je neodvratné. Pořídí si upgrade své spisové služby. Nakoupí i kvalifikované certifikáty a nechají je během týdne naládovat všem úředníkům do jejich osobních počítačů, neboť zákon to výslovně nezakazuje. Úředníci nebudou do ničeho zaškoleni, takže se budou dopouštět značného množství chyb a omylů během zpracování dokumentů.

Během měsíce se hackeři zmocní značného množství soukromých klíčů úředníků prakticky ze všech úřadů v zemi, aniž by to někdo věděl.

Namísto nabídek na falešné univerzitní diplomy začnou v listopadu do e-mailů docházet spamové nabídky na „od pravých nerozeznatelné” elektronické dokumenty státních i samosprávných orgánů a úřadů. Ceník:

• rozhodnutí ve správním řízení – od 100 Kč,
• stavební povolení – od 200 Kč,
• rozsudek soudu prvního stupně – 4 promile z rozhodné částky, nejméně však 300 Kč,
• rozsudek soudu druhého stupně – 8 promile z rozhodné částky, nejméně však 400 Kč, atd.

Před Vánoci vznikne na webu corsiarbureau.tk webová samoobsluha, v níž si bude možné vytvořit libovolnou listinu libovolného úřadu z ČR za paušál v ceně jedné DMS.

Prognóza pesimistická č. 2:

Úřady provedou elektronizaci jen v minimální variantě, zpravidla proto, že nemají prostředky a je krize. Po spuštění datových schránek se na úřadech zcela zahltí pracoviště provádějící autorizovanou konverzi z moci úřední, takže na nich během prvního týdne provozu vznikne fronta dokumentů v délce asi pět měsíců. Nyní existuje několik podvariant dalšího možného vývoje:

1. Úřady to ponechá klidnými, během dalšího měsíce je většina správních řízení v prodlení, dochází ke zhroucení veřejné správy, v zemi se přestává úřadovat, budovu úřadu vlády obsazují ex-squateři z vily Milada.
2. Vedoucí úřadu posílí pracoviště autorizované konverze, takže během dvou měsíců se třetina úředníků úřadu zabývá již jen konverzemi, výkonnost úřadu klesne asi na polovinu, ale naléhavé záležitosti se přece jen vyřizují.
3. Vedoucí úřadu se rozhodne urychleně elektronizovat všechny své úředníky. Následuje pesimistická prognóza č. 1.

Prognóza optimistická

Úřady se již dlouhodobě připravují na ohlašované změny a ani červnová novela ZoASSL je nezaskočila. Disponují dostatkem finančních prostředků, vyčlenily pracovní skupiny sestávající ze svých nejkvalifikova­nějších odborníků a nejlepších dostupných externích technických a právních konzultantů na problematiku.

Povýšení software spisové služby je doprovozeno potřebnými službami, stejně tak je vyřešeno a pokryto každé zrádné zákoutí infrastruktury elektronického podpisu. Úředník si spíše nechá utnout ruku, než by bylo možné neoprávněně získat jím podepsaný elektronický dokument.

Elektronické dokumenty jsou uloženy takovou metodikou a v takových systémech, které zaručují jejich naprostou věrohodnost po libovolně dlouhou potřebnou dobu. Bezpečnost dosažená na osobních počítačích v českých úřadech je taková, že do ČR začínají dojíždět učit se a přebírat dobrou praxi odborníci z Pentagonu.

Na úřadech je zavedena elektronizace v maximální míře. Každý úředník je předem dostatečně proškolen a na obtížnější situace mu je k dispozici síť pracovišť podpory. Elektronizované úřední postupy vedou k takové rychlosti a kvalitě vyřizování záležitostí, že obyvatelstvo přestalo reptat a úředníkům dostačuje pracovat dvě hodiny denně.