Tento článek se měl původně zabývat tím, jak co nejsnáze dostát povinnosti, kterou se stát chystal uložit nejenom všem živnostníkům (OSVČ), ale také všem zaměstnavatelům, ošetřujícím lékařům a zdravotnickým zařízením: od začátku příštího roku komunikovat se „sociálkou“ (ČSSZ, resp. OSSZ) již jen v elektronické formě. Pro „již fungující“ OSVČ jde zejména o jednorázové podání (ročního) Přehledu o příjmech a výdajích za uplynulý rok (podrobnější výčet dotčených podání zde).
Než jsem ale stihl článek v jeho původně zamýšlené podobě napsat, věci se poměrně zásadně změnily. Došlo totiž k dalšímu odkladu popisované povinnosti: pro lékaře o dva roky (tj. na začátek roku 2016), a pro živnostníky (OSVČ) o jeden rok (na začátek roku 2015). Beze změny, a tedy již od příštího roku, by tak povinnost elektronické komunikace se „sociálkou“ měla platit jen pro zaměstnavatele. O zdravotnických zařízeních se dostupné zdroje explicitně nezmiňují.
Pojďme si proto zrekapitulovat, kde se popisovaná povinnost vlastně vzala, i jak došlo k nejnovějšímu odkladu (který není prvním odkladem). Pak se můžeme dostat i k tomu, co mělo být původním obsahem článku. Tedy odpovědi na otázky typu:
- jaký typ datové schránky si mají OSVČ zřizovat? Schránku nepodnikající fyzické osoby (DS FO) nebo schránku podnikající fyzické osoby (DS PFO)? Co když už jednu z nich mají?
- je skutečně nutné mít vlastní datovou schránku, nebo lze využít i „cizí“ datovou schránku? Například datovou schránku zaměstnavatele či známého apod.
- když si přeci jen zřídím datovou schránku, bude mi pak sociálka posílat (doručovat) také elektronicky, do mé datové schránky?
- lze všechno nějak „obejít“ a zůstat u původních papírových formulářů, i když si stát vynucuje elektronickou formu?
Odkud vane vítr?
Podrobnější genezi celé zde popisované povinnosti jsem rozebíral v tomto svém článku z března letošního roku, proto je stručně: jde o změnu v zákoně č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, jejíž původ lze najít v pozměňovacím návrhu, který ve druhém čtení sněmovního tisku č. 441 (budoucího zákona č. 470/2011, který novelizoval zákon č. 582/1991 Sb.) načetl (dnes již ex-)poslanec Jan Husák. Jeho odůvodnění předkládaného návrhu si můžete přečíst zde a zde.
Zajímavé je, že podle tohoto odůvodnění nešlo ani tak o to, aby se úplně eliminovala listinná („papírová“) forma podání vůči sociálce, ale aby se této elektronické komunikaci dala jednotná forma:
Pokud by většina klientů, kteří nyní využívají služeb e-podání na principu dobrovolnosti, byť i jen po velmi krátké časové období, začala předávat tiskopisy elektronicky do datových schránek jinak než ve formátu datové věty určené ČSSZ, znamenalo by to pro Českou správu sociálního zabezpečení extrémní nárůst činnosti, který není schopna fyzicky zabezpečit.
Z uvedených důvodů je nezbytné zakotvit v zákoně o nemocenském pojištění a v zákoně o organizaci a provádění sociálního zabezpečení pravidla, ze kterých by dále elektronická komunikace s orgány nemocenského a důchodového pojištění vycházela.
A tak poslanec Husák předložil návrh, aby správa sociálního zabezpečení měla právo stanovit a požadovat konkrétní technické parametry podání v elektronické podobě. A navrch uložil konkrétním „cílovým skupinám“ povinnost komunikovat se sociálkou již jen elektronicky:
K podstatné změně by pak došlo až od roku 2013, kdy se navrhuje uložit taxativně vymezeným subjektům – jsou to zaměstnavatelé, osoby samostatně výdělečně činné, ošetřující lékaři a zdravotnická zařízení – povinnost předkládat předepsané tiskopisy pouze v elektronické podobě a současně zavést pro orgány sociálního zabezpečení zmocnění umožnit z této povinnosti výjimky, kterých budou moci orgány sociálního zabezpečení využívat i postupně, podle míry připravenosti jednotlivých subjektů na elektronizaci podání, která může být rozdílná například u zaměstnavatelů a u OSVČ.
Ano, čtete dobře: povinnost elektronické komunikace měla začít platit již od 1.1.2013. A skutečně také platit začala. Ovšem sama ČSSZ v průběhu ledna 2013 seznala, že na to „cílové skupiny“ nejsou připraveny, a využila možnost odkladu, kterou ji zákon dává: povinnost elektronické komunikace odložila o rok, tedy až na 1. leden 2014.
K tomu je vhodné dodat, že předepsaná a jednotná forma elektronické komunikace se týká samotného formátu dat, ale nikoli již způsobu, jak se tato data dostanou ke svému příjemci. Zde není předepsáno, že by se tak muselo dít skrze datovou schránku.
ČSSZ sama nabízí dvě možnosti, jak jí můžete poslat své podání v elektronické formě: buďto skrze datovou schránku, nebo skrze její rozhraní VREP (Veřejné rozhraní pro elektronická podání). Podrobnější návod najdete zde. Nepředstavujte si ale, že VREP je něco jako klasická elektronická podatelna, jakou obvykle mají orgány veřejné moci, a které můžete „jen tak“ něco poslat mailem, nebo to jednoduše uploadnout jako soubor skrze webové stránky podatelny. VREP nemá uživatelské rozhraní (jen rozhraní webových služeb), a pro práci s ním musíte mít speciální software, který zvládá proprietární dotazovací a podávací protokol. Navíc nemůžete přijít jen tak „z ulice“, ale musíte se nejprve poměrně složitě zaregistrovat u ČSSZ jako oprávněný zástupce podávajícího subjektu, a stejně si tak musíte u ČSSZ dopředu zaregistrovat svůj kvalifikovaný certifikát atd.
Určitou náplastí je alespoň to, že dříve tak nenáviděný Form Filler od Software602 již má v sobě zabudovánu podporu prioprietárních protokolů rozhraní VREP, takže samotné odeslání vyplněného formuláře Přehledu z tohoto programu je již zcela triviální, na jedno kliknutí. Jenže předtím musíte absolvovat onu proceduru s registrací své osoby a svého certifikátu u ČSSZ – což má smysl u opakovaných podání, třeba pro firmy či daňové poradce, ale ne pro jednorázové podání Přehledu ze strany OSVČ. Proto ono celkové tvrzení, že popisovanou povinností se pro živnostníky (i další „příležitostné" uživatele) fakticky zavádí povinné používání datové schránky.
Jak se lékaři probudili – a dupli si
Kolem popisované povinnosti bylo dlouhou dobu příslovečné ticho po pěšince. Dokonce i po 1. lednu 2013, kdy povinnost začala platit, a ČSSZ ji sama odložila (viz výše). Občasné výkřiky v médiích, jako třeba od mé maličkosti (zde a zde) či od dalších autorů (např. zde a zde) zůstávaly bez povšimnutí. Až si toho počátkem září všimla i Česká televize, a její reportáž (odvysílaná 4.9.2013) „probudila“ lékaře.
Ti si najednou uvědomili, že se to týká i jich, a že by například museli posílat na správu sociálního zabezpečení v elektronické podobě i neschopenky. Což jim prý „nikdo neřekl“, ani je na to neupozornil. To snad jejich profesní organizace a asociace celou dobu blaženě spaly a nesledovaly dění na poli legislativy, které se jejich členů bytostně týká?
Pravdou je, že po tomto „probuzení“ lékařů již šlo všechno ráz na ráz. Asi jim stačilo trochu si dupnout a pohrozit problémy s vydáváním neschopenek – aby ambiciózní plány a záměry stran elektronizace šly stranou, a dříve neprolomitelné ledy se hnuly skoro samy od sebe.
Hned následující den po odvysílání reportáže (5.9.) oznamuje ministr práce a sociálních věcí (v demisi), že bude s lékaři a jejich komorou jednat. Jednání proběhlo 10. září, a výsledkem byl již zmiňovaný odklad povinné elektronické komunikace o dva roky. Ovšem jen pro lékaře, protože další „profesní“ skupiny, kterých se vše týká také – tedy živnostníků, a také všech zaměstnavatelů – na jednání očividně zastoupeny nebyly.
Za živnostníky (osoby samostatně výdělečně činné) se poněkud kuriózně postavil sám (ex)poslanec Husák, jehož pozměňovací návrh původně vše způsobil. Nyní přišel s tím, že:
odmítá násilné zavádění datových schránek kvůli jednomu lejstru
a současně navrhuje ministrovi práce a sociálních věcí, aby využil zákonného zmocnění a odložil účinnost popisovaného opatření i pro živnostníky, a to o rok, resp. do začátku roku 2015. S tím, že „pak se uvidí“:
„V roce 2015 by mělo dojít k dalšímu celkovému vyhodnocení situace podle toho, jak se bude dařit zavádět certifikovanou elektronickou komunikaci v rámci zbytku státní správy. Je možné, že se termín bude muset posunout do dalších let,“ dodal Husák.
Zda to nakonec bylo na návrh (ex)poslance Husáka, či na návrh někoho jiného, není jasné – ale již v pátek 13. září oznámila Česká televize, že se ministr práce a sociálních věcí (v demisi) skutečně rozhodl odložit o rok povinnost elektronické komunikace i pro živnostníky. Přesněji: dohodl to s vedením ČSSZ, která k tomu má v zákoně oprávnění, viz výše. Takže k tomu není nutná žádná změna zákona či jiného právního předpisu.
Jakou datovou schránku si pořídit?
Pojďme nyní již k tomu, o čem jsem chtěl psát původně – a co se bude živnostníků (i lékařů a dalších subjektů) tak jako tak týkat, byť jen o něco později.
Zajímavou otázkou je například to, jakou datovou schránku by si živnostník (OSVČ) měl pořídit. V úvahu připadají nejméně dvě varianty:
- DS FO: datová schránka fyzické osoby, míněno nepodnikající
- DS PFO: datová schránka podnikající osoby
Další profese pak mají ještě větší výběr: například ten, kdo je advokátem, si může pořídit datovou schránku podnikající osoby-advokáta (DS PFO-ADVOK). Podobně daňoví poradci a insolvenční správci, kteří si také mohou zřídit příslušnou „profesní“ datovou schránku (DS PFO_DANPOR a DS PFO_INSSPR). V extrémním případě může být jedna fyzická osoba držitelem až pěti různých datových schránek pro fyzickou osobu.
No a teď to podstatné: pokud jste OSVČ a žádnou datovou schránku dosud nemáte, pro jednorázové podání ročního Přehledu k ČSSZ (a obecně pro komunikaci ke všem orgánům veřejné moci ve svých „podnikatelských záležitostech“) byste si měli zřídit datovou schránku podnikající fyzické osoby (DS PFO). Je to logické, a tak zní i doporučení ČSSZ a MV ČR (jako správce datových schránek), které jsem požádal o stanovisko.
Nicméně: oba subjekty (ČSSZ i MV ČR) se shodují v názoru, že podání může být učiněno z kterékoli datové schránky příslušné fyzické osoby. Tedy jak z DS FO, tak i z DS PFO, a případně i z „profesních“ datových schránek advokátů, daňových a insolvenčních správců. Takže pokud například již máte DS FO (datovou schránku nepodnikající fyzické osoby), nemusíte si nutně pořizovat druhou datovou schránku (DS PFO), ale můžete použít tu dosavadní. Nebo, pokud žádnou datovou schránku dosud nemáte, můžete si – i přes doporučení ČSSZ a MV ČR – zřídit datovou schránku (nepodnikající) fyzické osoby (tj. DS FO) a tu používat. Jak si ukážeme v závěru článku, bude to přinášet jiné důsledky pro opačný směr komunikace (směrem „k vám“), což pro někoho může být i dosti zajímavé.
Zpět ale ke směru „od vás“, neboli k podání vůči ČSSZ či jiným OVM: podstatné je, aby podávající byl držitelem datové schránky, ze které je podání odesíláno. Tedy tím, komu byla schránka zřízena. V tomto smyslu se musí jednat o „jeho“ datovou schránku. Nestačí být například oprávněnou osobou, či jen pověřenou osobou k datové schránce nějakého jiného držitele. Protože pouze v případě „své“ datové schránky lze podle (naštěstí shodného) názoru ČSSZ a MV ČR aplikovat tzv. fikci podpisu. Tedy využít možnosti podat své podání v elektronické podobě, ale bez elektronického podpisu.
Z toho pak plyne i další zajímavá skutečnost: pokud nemáte „vlastní“ datovou schránku (ve smyslu: jste jejím držitelem), a chtěli byste využít datovou schránku jiného držitele, možné to je. Ale už zde nebude platit fikce podpisu, takže své podání musíte opatřit svým platným uznávaným elektronickým podpisem. Říká to toto stanovisko ČSSZ:
Datová schránka nahrazuje uznávaný elektronický podpis, ale pouze pro osobu vlastnící datovou schránku. Pokud je podání učiněno z datové schránky jiné FO nebo PO (např. v.o.s., s.r.o., kde OSVČ může být společníkem nebo jednatelem), ČSSZ (OSSZ) vyžaduje, aby takové podání bylo podepsáno uznávaným elektronickým podpisem subjektu oprávněného učinit podání.
S dovětkem, že
Nepodepsání takového podání se považuje za vadu podání a ČSSZ (OSSZ) v souladu s ustanovením § 37 odst. 3 zák. č. 500/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů, vyzve OSVČ k doplnění podání a k tomu stanoví přiměřenou lhůtu (pokud OSVČ podání sama do 5 dnů nepotvrdí ve smyslu odst. 4 citovaného ustanovení). Jestliže podání není v uvedené lhůtě doplněno, není ze strany ČSSZ (OSSZ) akceptováno.
K tomu je důležité dodat, že v tomto případě není nutné dopředu registrovat vlastní kvalifikovaný certifikát u ČSSZ (provést tzv. „Oznámení kvalifikovaného certifikátu“), jak je požadováno v případě VREP-u. Takže jde o relativně schůdné řešení pro toho, kdo má platný kvalifikovaný certifikát, a umí se elektronicky podepsat: pak mu stačí najít někoho, kdo už datovou schránku má (třeba známého, zaměstnavatele apod.), a své podání podat skrze tuto schránku. Bez nutnosti pořizovat si k jednorázovému úkonu (podání ročního Přehledu za OSVČ) vlastní datovou schránku.
Nicméně: co ti, kteří o elektronickém podpisu nic moc netuší, natož aby jej uměli používat? Takových OSVČ asi bude nejvíce. Mají i oni nějakou možnost, jak dostát státem uložené povinnosti elektronické komunikace, aniž by si ale museli pořídit vlastní datovou schránku?
Určitá možnost zde existuje: svůj roční Přehled mohou vyplnit klasicky, přesněji na dvě strany příslušného papírového formuláře. Ten si pak nechají na CzechPointu autorizovaně konvertovat z listinné do elektronické podoby, a tu pak již mohou nechat odeslat k ČSSZ z libovolné datové schránky. Výstup z autorizované konverze je totiž platně elektronicky podepsán (a to tím, kdo konverzi provedl).
Důležité je, že ČSSZ by takovéto podání měla akceptovat:
Dle názoru ČSSZ je to v souladu s právní úpravou a takové podání by ČSSZ (OSSZ) považovala za podané po právu, ačkoli v praxi se s tímto postupem setkáváme zcela výjimečně. Již nyní se tak děje např. u advokátů, kteří obdobně autorizovaně konvertují své listinné plné moci, jež poté úřadu předkládají v digitální podobě. Autorizovaně konvertovaný přehled má v takovém případě stejné právní účinky jako jeho ověřená kopie a v takovém případě je nerozhodné, z které datové schránky je ČSSZ (OSSZ) doručen.
Nevýhodou je, že podávajícího toto řešení přijde na 60 Kč (za autorizovanou konverzi dvou stran). Navíc musí znát někoho, kdo datovou schránku má (ať již jako držitel či jen oprávněná nebo pověřená osoba), a je ochoten ji popisovaným způsobem využít.
Podle mého názoru je ale celé toto řešení postavené na hlavu a nekoresponduje s deklarovaným záměrem elektronizace: příjemce zde nedostane požadovanou datovou větu, kterou by mohl rovnou strojově zpracovat, ale jen jakýsi naskenovaný obrázek, jehož obsah musí nejprve někdo ručně přepsat (případně zkusit OCR). Ani paralela s plnou mocí advokátů, kterou operuje ČSSZ, mi moc nesedí: plná moc je dokumentem, který nepředstavuje strukturovaná data určená ke zpracování. Plná moc se v zásadě dá „použít“ i jako naskenovaný obrázek, pro posouzení, zda je platná či nikoli. Navíc plná moc advokáta může být použita opakovaně (přiložena pokaždé, kdy je zapotřebí), zatímco roční Přehled je jednorázovou záležitostí, která se neopakuje.
Nicméně zákon je zákon, a když požaduje elektronickou formu, má ji mít. I když nepřinese kýžený efekt.
Co v opačném směru?
Vraťme se ale ještě jednou k otázce, zda si podávající (ať již živnostník či lékař) má zřídit datovou schránku (nepodnikající) osoby, tedy DS FO, nebo datovou schránku podnikající osoby, tj. DS PFO. Jak již víme z předchozí části článku, z hlediska jeho podání (směru: „od něj k orgánu veřejné moci“) je to v zásadě jedno. Ale co v opačném směru.
Zde rád konstatuji, že stanoviska ČSSZ i MVČR, které jsem oslovil, se shodují (a korespondují i s mým názorem, který propaguji ve svých kurzech datových schránek): že „v opačném směru“ už to jedno není, a na druhu datové schránky zde už záleží. Zjednodušeně tak, že úřad (orgán veřejné moci) by vám měl doručovat do datové schránky jen to, co svým obsahem odpovídá jejímu typu. Takže pokud například vlastníte jen DS FO, svůj roční Přehled odešlete z ní, a ČSSZ bude z nějakého důvodu potřebovat reagovat ve vaší „podnikatelské“ záležitosti, měla by vám odpovědět klasicky „papírově“ (listovní poštou). Protože elektronicky by vám měla doručovat do vaší DS PFO, kterou ale nemáte. A pokud by vám ČSSZ (či jiný orgán veřejné moci) přeci jen doručoval v elektronické podobě (a v „podnikatelské záležitosti“) do vaší DS, neměla by se zde uplatnit fikce doručení po 10 dnech. Jinými slovy: pokud si zásilku převezmete, je (díky jinému výkladu MV ČR) řádně doručena. Ale pokud si ji nepřevezmete (což fakticky znamená, že se v příslušné lhůtě 10 dnů do své datové schránky nepřihlásíte), nemůže být aplikována ona 10denní fikce.
Říká to i stanovisko MV ČR:
Kategorizace datových schránek implikuje požadavek zákonodárce na rozlišování adresáta, respektive jeho statusu podle charakteru zasílaného dokumentu. Dokument orgánu veřejné moci týkající se statusu adresáta jako podnikatele by tudíž měl být doručován do datové schránky podnikající fyzické osoby, má-li ji adresát zřízenu. Není-li tomu tak, měl by takový dokument adresát obdržet klasicky v listinné podobě. Bude-li k doručení dokumentu orgánů veřejné moci týkajícího se statusu adresáta jako podnikatele nesprávně užito jeho datové schránky fyzické osoby, fikce doručení ve smyslu § 17 odst. 4 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, by se neměla uplatnit.
ČSSZ ve svém stanovisku dodává, že do jiného typu datové schránky (například do DS FO v „podnikatelských záležitostech“) může doručovat jen tehdy, pokud o to příjemce explicitně požádá.
ČSSZ: Ano, volba typu DS má vliv na komunikaci ze strany ČSSZ (OSSZ). Přestože podání z DS FO je akceptovatelné, podání opačným směrem již může být učiněno pouze v případě, že OSVČ o takovou komunikaci požádá. Pak se k DS FO přistupuje stejně jako ke kontaktní adrese. Pokud OSVČ nepožádá o zasílání korespondence do DS FO, pak ČSSZ (OSSZ) komunikuje prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.
Jde tedy o poměrně zásadní věc, která by měla platit obecně (pro jakékoli doručování od orgánů veřejné moci k fyzickým osobám), a na kterou je tedy vhodné pamatovat, pokud si datovou schránku zřizujete sami a dobrovolně, v očekávání že vám již nebude doručováno klasicky listovní poštou. Nemusí tomu tak být, viz výše.
I když to ale autoři datových schránek takto zkomplikovali, pro fyzické osoby v roli příjemců je řešení vcelku jednoduché: když už, tak si pořídit všechny typy datových schránek pro fyzickou osobu. Horší to mají uředníci, kteří vám mají něco doručovat: oni musí rozlišovat, čeho se dokumenty týkají, a podle toho volit správný typ datové schránky (nebo doručovat poštou).
ČLÁNKY DO MAILU