Ilustrace: Nenad Vitas
Když před pěti lety prohlásil, že končí s e-mailem a své síly věnuje boji proti jeho nadužívání, řekli mu kolegové, že se zbláznil. Luis Suarez (jeho osobní web najdete zde) totiž pracuje pro nadnárodní gigant IBM, jednu z největších technologických firem světa.
Na pražském setkání se představil jako poměrně umírněný bojovník proti nadužívání e-mailu zejména ve vnitrofiremní komunikaci a představil své myšlenkové pochody a alternativy pro ty, kteří by rádi zkusili žít bez e-mailu.
Luisovi podle jeho slov nejde o to, abychom e-mail úplně zavrhli, ale o to, aby se tato technologie vrátila tam, kam patří, tedy na úroveň šiřitele zpráv a notifikací. Nic víc a nic míň podle něj e-mail není. Na vše další máme jiné a lepší nástroje, například sociální sítě, podle Luise prostředky, které mohou e-mail efektivně nahradit.
E-mail je přes čtyřicet let stará služba, bez které si dnes skoro nikdo nedokáže představit svůj pracovní život. Ale jak jsme komunikovali před jeho příchodem? No přece z očí do očí, napřímo, naživo. Pamatujete si tu dobu? Pokud ano, tak víte, že i tenkrát se čile komunikovalo, měnily se informace, uzavíraly kontrakty.
Dnešní mladá generace navíc mailuje stále méně. Český novinář Miloš Čermák v debatě prohlásil, že jeho děti tuto zastaralou technologii používají jen kvůli tomu, aby mohly svému otci poslat přílohu k vytištění.
Co místo e-mailu? Sociální sítě
Ještě před deseti lety přitom byl e-mail v podstatě jedinou levnou a jednoduchou technologií pro řízení toku informací ve firmách. Nyní je ale všude kolem mnoho dalších technologií, které ho mohou suplovat, a to daleko lépe a elegantněji, tvrdí Suarez.
Pomocí e-mailu sice můžete ve firmě řídit zaměstnance, ke sdílení znalostí ho ale použijete jen těžko. A ruku na srdce, je důležitější řízení, nebo šíření znalostí? Jak pro koho, můžete odvětit. Ale svět podle Suareze je zaměřen na sdílení znalostí, takže je jeho odpověď jasná.
E-mail kromě toho ve firmách slouží hlavně k delegování práce a jejímu přenášení na jiné lidi, tvrdí Luis. Na této tezi bezpochyby něco je. Uvědomme si, že dost často odpovídáme na patnáct různých e-mailů úplně stejně, což je trochu nešikovné, že? Toto je jedna ze základních nevýhod e-mailu.
Odbourání e-mailování uvnitř firmy je přitom podle Luise možné a uskutečnitelné. Ve světě už existují menší i střední firmy, které v interní komunikaci e-mail nepoužívají už přes deset let. Bez e-mailu jsou průhlednější a otevřenější, sdílejí více znalostí, roste jejich síla, říká Luis.
V komunikaci navenek, se zákazníky či dodavateli, sice tyto společnosti elektronickou poštu dále používají, ale i ta se podle Luise dá řešit jinak. Jak si dnes lidé stěžují? Kromě elektronické pošty stále častěji na sociálních sítích. A právě ty e-mail v mnohém předčí. Tvoří se v nich jakási databáze znalostí a odpovědí, které se jinak tříští v různých e-mailech určených různým lidem.
Smazaný e-mailový účet
Luis tráví podle vlastních slov na vnitrofiremní sociální síti dvakrát méně času, než trávil dříve vyřizováním e-mailů. Přitom toho zvládá více a navíc neustále buduje svou znalostní bázi, kterou pak mohou kdykoli využít jeho kolegové. Ve výsledku to znamená, že mnozí najdou odpověď na své dotazy, aniž by se ho museli ptát – a to dál šetří jeho čas.
Právě co nejširší sdílení informací uvnitř firmy (samozřejmě mimo citlivých dat, která není možné jen tak šířit) je podle něj skvělým způsobem, jak zamezit nutnosti znovu a znovu odpovídat na stejné otázky. Už v blízké budoucnosti nebudou zaměstnanci hodnoceni podle toho, co umí, ale podle toho, co sdílejí a jak obohacují firemní prostředí, tvrdí troufale Luis.
Vytvářením databází nasdílených informací se také dá zabránit tomu, aby se cenné znalosti ztrácely při fluktuaci zaměstnanců. Pokud dnes z firmy někdo odejde, administrátoři po jeho odchodu většinou kompletně vymažou jeho e-mailový účet. A pokud se většina jeho vnitrofiremní komunikace odehrávala v prostředí e-mailu, jsou cenná data nenávratně ztracena.
Vyvážený mix
Také Miloš Čermák se v debatě přiznal, že už dnes sociální sítě používá častěji než e-mail – usnadňují mu totiž komunikaci s jeho příznivci. Luis tvrdí (a zřejmě má pravdu), že na sociálních sítích se budují vztahy lépe něž prostřednictvím e-mailu. Komunikace v sociálních sítích přece jen lépe napodobuje vztahy z reálného života.
Závěrem zcela pochopitelně padl dotaz, jak že tedy Luis komunikuje s kolegy, když nepoužívá ten zpropadený e-mail. Odpověď je jednoduchá, jde o vyvážený mix volání, esemesek, instant messagingu a sociálních sítí, například LinkedInu.
V českém prostředí by asi bylo velmi odvážné pokusit se úplně odříznout od e-mailu, ale jde o nápad, který může mít význam pro menší týmy, které se chtějí zkusit osvobodit z osidel e-mailu a zapracovat na znalostní bázi, která by pak mohla v použitelné formě sloužit ku prospěchu věci.
ČLÁNKY DO MAILU